Khi rà soát nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có thể đồng thời phát hiện hồ sơ khai thuế còn thiếu, tiền thuế nợ, tiền chậm nộp, sai phạm về hóa đơn hoặc quyết định cưỡng chế chưa được chấp hành. Mỗi nhóm nghĩa vụ có cách xử lý khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra từng nghĩa vụ cụ thể, thay vì chỉ quan tâm đến trạng thái mã số thuế trên hệ thống.
Chậm nộp hồ sơ khai thuế có thể bị phạt đến 25 triệu đồng
Doanh nghiệp chậm nộp hồ sơ khai thuế từ 1 đến 5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ có thể bị phạt cảnh cáo. Nếu chậm từ 1 đến 30 ngày, mức phạt là 2–5 triệu đồng; từ 31 đến 60 ngày bị phạt 5–8 triệu đồng.
Trường hợp chậm từ 61 đến 90 ngày, mức phạt tăng lên 8–15 triệu đồng. Mức phạt này cũng áp dụng khi hồ sơ được nộp chậm từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp, hoặc doanh nghiệp không nộp hồ sơ nhưng không phát sinh thuế.
Nếu nộp hồ sơ quá 90 ngày, có phát sinh thuế nhưng doanh nghiệp đã nộp đủ tiền thuế và tiền chậm nộp trước khi bị kiểm tra, thanh tra hoặc lập biên bản, mức phạt có thể lên tới 15–25 triệu đồng.
Không phát sinh doanh thu vẫn có thể bị xử phạt
Không có doanh thu hoặc không phát sinh số thuế phải nộp không đồng nghĩa doanh nghiệp được miễn nộp hồ sơ khai thuế. Nếu vẫn thuộc diện phải kê khai, doanh nghiệp nộp muộn hoặc không nộp hồ sơ vẫn có thể bị phạt đến 15 triệu đồng.
Trường hợp nhiều hồ sơ của cùng một sắc thuế cùng bị chậm và được nộp trong một ngày, việc xử phạt được xác định theo hành vi có khung tiền phạt cao nhất, thay vì mặc nhiên cộng mức phạt của từng hồ sơ. Riêng tờ khai phí, lệ phí có thể bị xử phạt theo từng tờ khai vi phạm.
Nộp hồ sơ quá 90 ngày có thể bị xử phạt về hành vi trốn thuế
Nếu việc không nộp hoặc nộp hồ sơ sau 90 ngày dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp và có đủ căn cứ xác định là hành vi trốn thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt từ một đến ba lần số thuế trốn.
Mức phạt bằng một lần số thuế trốn được áp dụng khi có ít nhất một tình tiết giảm nhẹ; 1,5 lần nếu không có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ. Khi có tình tiết tăng nặng, mức phạt có thể tăng lên hai lần, 2,5 lần hoặc ba lần số thuế trốn.
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải nộp đủ số thuế trốn và tiền chậm nộp. Trường hợp có dấu hiệu tội phạm, cá nhân và doanh nghiệp liên quan có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.
Nợ thuế càng lâu, số tiền phải nộp càng tăng
Tiền chậm nộp thuế được tính bằng 0,03% mỗi ngày trên số tiền thuế còn nợ. Khoản tiền này tiếp tục tăng cho đến khi doanh nghiệp nộp đủ vào ngân sách nhà nước, kể cả khi doanh nghiệp đã ngừng hoặc không phát sinh thêm hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp thuộc trường hợp bị cưỡng chế còn có thể bị trích tiền hoặc phong tỏa tài khoản, dừng làm thủ tục hải quan, ngừng sử dụng hóa đơn, kê biên tài sản hoặc thu hồi giấy chứng nhận, giấy phép có liên quan.
Với doanh nghiệp thuộc trường hợp bị cưỡng chế, biện pháp này có thể áp dụng khi doanh nghiệp nợ thuế từ 500 triệu đồng trở lên và khoản nợ đã quá hạn trên 120 ngày.
Vi phạm về hóa đơn có thể dẫn đến trách nhiệm hình sự
Doanh nghiệp lập hóa đơn khống, cho, bán hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị xử lý tùy theo tính chất, mức độ vi phạm. Hành vi cho, bán hóa đơn bị phạt từ 15 triệu đến 50 triệu đồng tùy trường hợp; sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn bị phạt từ 20 triệu đến 50 triệu đồng, trừ trường hợp được xử lý theo quy định khác.
Nếu có dấu hiệu trốn thuế hoặc mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp và cá nhân liên quan có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.
Doanh nghiệp cần ưu tiên xử lý nghĩa vụ nào?
Doanh nghiệp nên lập danh sách nghĩa vụ theo từng kỳ và từng sắc thuế, bao gồm hồ sơ chưa nộp, hồ sơ có sai sót, số thuế còn nợ, tiền chậm nộp, vi phạm hóa đơn và quyết định hành chính chưa được chấp hành.
Đối với hồ sơ quá hạn trên 90 ngày, cần kiểm tra ngay việc có phát sinh thuế và có dẫn đến thiếu thuế hay không. Đối với khoản nợ, cần xác định số tiền thuế gốc, tiền chậm nộp, ngày phát sinh và tình trạng cưỡng chế.
Nếu số liệu nội bộ khác với dữ liệu của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần tập hợp chứng từ nộp ngân sách và tài liệu liên quan để đối chiếu. Đối với hóa đơn, cần kiểm tra theo từng giao dịch, không chỉ theo số hóa đơn. Trường hợp thiếu chứng từ, doanh nghiệp nên tổng hợp dữ liệu hiện có và chủ động giải trình, không nên tiếp tục kéo dài thời gian xử lý.
Những nghĩa vụ làm hậu quả tiếp tục gia tăng cần được ưu tiên, gồm tiền chậm nộp tăng theo ngày, hồ sơ quá hạn có phát sinh thuế, khoản nợ đang bị cưỡng chế hoặc hóa đơn không có giao dịch thực tế.
Việc chủ động khắc phục không đương nhiên loại bỏ trách nhiệm, nhưng có thể hạn chế hậu quả, tạo căn cứ xem xét tình tiết giảm nhẹ và tránh để một vi phạm ban đầu kéo theo nhiều rủi ro khác.