Tình huống trao đổi: Công ty nước ngoài (Nguyên đơn) và Công ty Việt Nam (Bị đơn) ký kết hợp đồng đăng ký và mua cổ phần. Trong hợp đồng, các Bên thỏa thuận Bị đơn phải cung cấp một số thông tin cho Nguyên đơn. Nguyên đơn cho rằng Bị đơn đã vi phạm nghĩa vụ cung cấp thông tin nhưng Hội đồng Trọng tài xác định Bị đơn đã thực hiện nghĩa vụ này.

Ý kiến trao đổi: Hiện nay, không hiếm hợp đồng làm phát sinh nghĩa vụ thông tin và các bên tranh chấp với nhau về việc nghĩa vụ này đã được thực hiện đúng hay chưa.
Trong vụ việc trên, hai Bên thỏa thuận “theo yêu cầu tại chỗ hoặc qua điện thoại của Bên mua và các đại diện của Bên mua, Công ty hoặc các nhân viên của Công ty sẽ cung cấp ngay các thông tin liên quan về tài chính, hoạt động, nhân sự và pháp lý hoặc bản sao tài liệu”. Với quy định này, Hội đồng Trọng tài xác định “Bị đơn có nghĩa vụ cung cấp thông tin cho Nguyên đơn”. Quy định này cho biết khi nào nghĩa vụ thông tin được thực hiện nhưng chưa cho biết nghĩa vụ thông tin này được thực hiện ở đâu. Hội đồng Trọng tài cũng khẳng định như vậy trong Phán quyết trọng tài: Quy định trên “chỉ nói là cung cấp ngay mà không nói ngay là ở đâu và như thế nào”. Nguyên đơn cho rằng Bị đơn đã vi phạm nghĩa vụ cung cấp thông tin nêu trên. Nhưng theo Bị đơn “cáo buộc nêu trên của Nguyên đơn là không có cơ sở”.
Trước bất đồng trên, Hội đồng Trọng tài xét rằng “các Bên không thỏa thuận cụ thể địa điểm và cách thức mà Bị đơn phải cung cấp thông tin cho Nguyên đơn” và “trong thực tế, khi chưa có tranh chấp các bên tiến hành cung cấp thông tin theo cách thức thân thiện và bất quy tắc”. Theo trình bày của đại diện Bị đơn tại phiên họp, trước khi xảy ra tranh chấp, các Bên thường gặp gỡ và trao đổi mọi thông tin vào các buổi ăn sáng thứ bảy tại quán café. Nguyên đơn không có ý kiến phản hồi gì về thông tin nêu trên của Bị đơn. Trước sự không đầy đủ của hợp đồng về địa điểm cũng như cách thức thực hiện nghĩa vụ cung cấp thông tin và trước việc các Bên có tranh chấp về nội dung này, Hội đồng Trọng tài xét thấy phải xem xét thực tiễn mà các Bên đã áp dụng để xử lý vấn đề này. Chỉ khi các Bên không có thỏa thuận khác, mới cần xem xét áp dụng quy định của luật về thực hiện nghĩa vụ. Việc thỏa thuận này có thể được tiến hành trong quá trình thực hiện hợp đồng. Khi xem xét hồ sơ Hội đồng Trọng tài nhận thấy khi tranh chấp đã phát sinh và Nguyên đơn yêu cầu Bị đơn phải cung cấp thông tin (thư yêu cầu đề ngày 17/07/2014) thì Bị đơn đã thể hiện thiện chí sẵn sàng cung cấp thông tin theo yêu cầu của Nguyên đơn. Trong văn bản gửi ngày 22/07/2014 do ông LVH ký, nói rõ theo quy định và cũng là yêu cầu cần thiết để bảo mật tài liệu quan trọng của công ty tôi không thể chuyển cho ông các tài liệu này qua đường bưu điện hoặc bất kỳ hình thức trung gian nào. Tiếp theo, Bị đơn đề nghị thời gian, địa điểm, người liên hệ để Nguyên đơn thực hiện yêu cầu cung cấp thông tin của mình. Hội đồng Trọng tài nhận thấy các đề nghị này của Bị đơn là hợp lý và không trái với các quy định của pháp luật về thực hiện hợp đồng. Về phía mình, trước đề nghị này của Bị đơn, Nguyên đơn đã có văn bản trả lời vào ngày 23/07/2014. Tại văn bản này, Nguyên đơn không phản đối những đề nghị của Bị đơn mà chỉ nêu ra điều kiện để thực hiện những yêu cầu về cung cấp thông tin. Cụ thể trong văn bản này ông JEJ đã viết: Do thời gian ông thông báo quá gấp tôi không thể tới văn phòng công ty vào sáng ngày 29/07/2013 để nhận tài liệu. Tôi muốn dời buổi làm việc này sang lúc 09h30 sáng ngày thứ tư tuần tới, ngày 31/07/2013. Do tôi không thể đọc tài liệu bằng tiếng Việt, tôi sẽ đem theo trợ lý và luật sư của tôi tới buổi làm việc này để hỗ trợ tôi xem xét các tài liệu (…). Với các căn cứ nêu trên, Hội đồng Trọng tài nhận thấy, mặc dù hợp đồng không quy định cụ thể, nhưng các Bên đã có thỏa thuận và thực hiện thỏa thuận về việc cung cấp thông tin. Do đó, không có cơ sở để kết luận Bị đơn vi phạm nghĩa vụ cung cấp thông tin, được quy định tại Điều khoản 6.2 của hợp đồng”.
Khó khăn trong vụ việc nêu trên liên quan đến địa điểm thực hiện nghĩa vụ thông tin trong khi đó hợp đồng lại không quy định cụ thể về chủ đề này. Nghĩa vụ cung cấp thông tin là một nghĩa vụ dân sự nên cũng phải tuân thủ những quy định về địa điểm thực hiện nghĩa vụ dân sự trong khi đó Điều 284 Bộ luật dân sự năm 2005 quy định rằng “Địa điểm thực hiện nghĩa vụ dân sự do các bên thoả thuận. Trong trường hợp không có thoả thuận thì địa điểm thực hiện nghĩa vụ dân sự được xác định như sau: a) Nơi có bất động sản, nếu đối tượng của nghĩa vụ dân sự là bất động sản; b) Nơi cư trú hoặc trụ sở của bên có quyền, nếu đối tượng của nghĩa vụ dân sự không phải là bất động sản”. Quy định này được duy trì trong Bộ luật dân sự năm 2015 tại Điều 277.
Với quy định trên, nếu không có thỏa thuận thì nghĩa vụ cung cấp thông tin được thực hiện tại “nơi cư trú hoặc trụ sở của bên có quyền”, tức tại trụ sở của Nguyên đơn. Quy định này cũng cho biết nếu có thỏa thuận về địa điểm thực hiện nghĩa vụ thì nghĩa vụ được thực hiện tại địa điểm thỏa thuận. Trong vụ việc này, các Bên không có thỏa thuận trong hợp đồng về địa điểm thực hiện nghĩa vụ cung cấp thông tin nhưng, trong quá trình thực hiện hợp đồng, các Bên đã thể hiện thống nhất địa điểm thực hiện nghĩa vụ thông tin đang có tranh chấp tại văn phòng của Bị đơn. Đây có thể được coi là thỏa thuận “ngầm định” giữa các Bên về địa điểm thực hiện nghĩa vụ cung cấp thông tin đang có tranh chấp. Ở đây, Nguyên đơn đã không đến lấy thông tin tại văn phòng của Bị đơn nên không thể cho rằng Bị đơn vi phạm nghĩa vụ thông tin và Hội đồng Trọng tài đã theo hướng này như chúng ta đã biết ở trên.
Từ vụ việc trên, nếu tồn tại nghĩa vụ cung cấp thông tin với đối tác, doanh nghiệp nên cẩn trọng trong việc thực hiện nghĩa vụ cung cấp thông tin. Các bên nên thỏa thuận rõ không chỉ thời điểm thực hiện nghĩa vụ cung cấp thông tin, cách thức thực hiện nghĩa vụ cung cấp thông tin mà còn nên làm rõ cả địa điểm thực hiện nghĩa vụ cung cấp thông tin. Thỏa thuận về chủ đề này có thể được hình thành ngay từ đầu trong hợp đồng nhưng cũng có thể được thể hiện ở giai đoạn thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp các bên không đạt được thỏa thuận về địa điểm thực hiện nghĩa vụ cung cấp thông tin, doanh nghiệp nên biết rằng nghĩa vụ cung cấp thông tin sẽ được tiến hành tại “nơi cư trú hoặc trụ sở của bên có quyền”.