Thương mại điện tử mở ra cơ hội tiếp cận thị trường rộng lớn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh, nhưng cũng đặt ra nhiều yêu cầu về quản trị dữ liệu, kế toán, hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế. Theo bà Lê Thị Yến, Chủ tịch Hội đồng thành viên Công ty TNHH Tư vấn Thuế Hà Nội (HanoiTax), để hoạt động kinh doanh trực tuyến phát triển bền vững, cần tháo gỡ những vướng mắc trong vận hành, chuẩn hóa dữ liệu và giảm các chi phí tuân thủ không cần thiết cho người kinh doanh.
Năng lực quản trị chưa theo kịp tốc độ tăng trưởng doanh thu
Phân tích thực trạng kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, bà Lê Thị Yến cho rằng hình thức kinh doanh này giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng ngoài địa bàn, thử nghiệm sản phẩm và tổ chức bán hàng với số lượng nhân sự ban đầu không lớn. Tuy nhiên, doanh số tăng nhanh không đồng nghĩa với việc hệ thống kế toán, quản lý kho và kiểm soát dòng tiền đã phát triển tương ứng.
Trong nhiều trường hợp, chủ cơ sở kinh doanh phải đảm nhiệm đồng thời nhiều công việc, từ lựa chọn hàng hóa, đàm phán với nhà cung cấp, quảng cáo, chăm sóc khách hàng đến theo dõi tiền thanh toán và làm việc với người phụ trách thuế. Khi số lượng đơn hàng tăng lên, những công việc vốn được thực hiện thủ công có thể trở thành áp lực đáng kể, nhất là khi người kinh doanh chưa có quy trình quản lý dữ liệu thống nhất.
Theo bà Yến, quy mô doanh thu và mức độ phức tạp trong vận hành không phải lúc nào cũng tương đương. Một đơn vị có ít lao động vẫn có thể bán hàng trên nhiều sàn thương mại điện tử, mạng xã hội và tại cửa hàng truyền thống. Mỗi kênh lại có cách ghi nhận trạng thái đơn hàng, thu phí, đối soát và chuyển tiền khác nhau. Trong khi đó, một đơn vị có doanh thu lớn hơn nhưng số lượng giao dịch ít và tập trung vẫn có thể tổ chức hồ sơ thuận lợi hơn.
Vì vậy, bà Yến cho rằng việc hỗ trợ doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào doanh thu hoặc số lao động, mà cần tính đến số lượng giao dịch, số kênh bán hàng và khả năng quản trị dữ liệu. Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng công việc mà người kinh doanh phải thực hiện để kiểm soát hoạt động và tuân thủ quy định pháp luật.
Bà Yến nhận định, sự thiếu đồng bộ giữa hoạt động bán hàng và công tác quản lý tạo ra khoảng cách giữa năng lực kinh doanh với năng lực tuân thủ. Người bán thường theo dõi doanh số hiển thị trên nền tảng và số tiền thực nhận, trong khi việc xác định nghĩa vụ pháp lý đòi hỏi phải làm rõ bản chất giao dịch, chủ thể có trách nhiệm và hệ thống chứng từ có thể kiểm tra.
Theo bà, khoảng cách này cần được thu hẹp ngay trong quá trình vận hành, thay vì chờ đến cuối kỳ mới tổng hợp dữ liệu để kê khai. Nếu thông tin không được ghi nhận đầy đủ từ đầu, việc rà soát và khôi phục số liệu sẽ mất nhiều thời gian, phát sinh chi phí và có thể dẫn đến sai sót.
Xác định đúng nghĩa vụ thuế theo từng chủ thể, từng kênh bán
Một khó khăn khác được bà Lê Thị Yến phân tích là việc xác định nghĩa vụ thuế khi doanh nghiệp và hộ kinh doanh cùng bán một loại hàng hóa trên cùng nền tảng nhưng có tư cách pháp lý, chế độ kế toán và phương pháp tính thuế khác nhau.
Theo bà Yến, doanh nghiệp phải xác định nghĩa vụ theo tư cách pháp lý và phương pháp tính thuế áp dụng đối với mình. Hộ kinh doanh cần theo dõi doanh thu trong phạm vi pháp luật quy định, xác định phương pháp tính thuế và làm rõ phần nghĩa vụ đã được nền tảng thực hiện thay. Vì vậy, không thể sử dụng một cách hướng dẫn chung cho tất cả người bán.
Dẫn quy định tại khoản 1 Điều 43 Nghị định số 252/2026/NĐ-CP, bà Yến cho biết chủ quản nền tảng có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán thực hiện khấu trừ, khai thay, nộp thay đối với hộ, cá nhân kinh doanh thuộc phạm vi quy định. Cơ chế này không đồng nghĩa với việc mọi doanh nghiệp trong nước bán hàng trên sàn đều được nền tảng thực hiện nghĩa vụ thuế thay. Nghị định có hiệu lực từ ngày 1/7/2026 và thay thế Nghị định số 117/2025/NĐ-CP.
Bà Yến lưu ý, việc một khoản doanh thu được khấu trừ thuế trên một kênh bán hàng không có nghĩa người kinh doanh đã quản lý đầy đủ nghĩa vụ đối với toàn bộ hoạt động. Người bán vẫn cần xác định doanh thu phát sinh ngoài kênh đó, khoản nào đã được khấu trừ, khoản nào còn phải tự thực hiện và nghĩa vụ tổng hợp nào áp dụng đối với mình.
Nếu chỉ căn cứ vào thông báo khấu trừ tiền của sàn, người kinh doanh có thể chưa hiểu đầy đủ tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế. Do đó, theo bà Yến, cần hướng dẫn cụ thể cách đối chiếu dữ liệu giao dịch, xác định số liệu làm căn cứ tính thuế và xử lý chênh lệch giữa thông tin trên nền tảng với hồ sơ của người bán.
Bà cũng đề cập khoản 1 Điều 1 Nghị định số 141/2026/NĐ-CP về việc nâng ngưỡng doanh thu tại các quy định liên quan của Nghị định số 68/2026/NĐ-CP từ 500 triệu đồng lên 1 tỷ đồng. Khi xác định nghĩa vụ, hộ kinh doanh cần theo dõi doanh thu theo phạm vi pháp luật quy định, không tự chia ngưỡng theo từng gian hàng hoặc tài khoản nhận tiền.
Theo bà Yến, hỗ trợ về thuế không nên dừng ở việc phổ biến mức thuế suất, ngưỡng doanh thu hoặc thời hạn nộp hồ sơ. Điều quan trọng là giúp người kinh doanh biết cách chuyển dữ liệu giao dịch thành số liệu phục vụ xác định nghĩa vụ, nhận diện khoản đã được thực hiện thay và chủ động xử lý các trường hợp chênh lệch. Đây là những nội dung có tính nghiệp vụ, cần được minh họa bằng tình huống cụ thể và công cụ dễ áp dụng.
Dữ liệu giao dịch nhiều nhưng chưa hình thành hồ sơ thống nhất
Theo bà Lê Thị Yến, trong hoạt động thương mại điện tử, một giao dịch có thể để lại thông tin tại nhiều hệ thống khác nhau, như đơn đặt hàng trên nền tảng, phiếu xuất kho, vận đơn, hóa đơn, bảng đối soát, thông báo khấu trừ và giao dịch ngân hàng. Những dữ liệu này được tạo ra cho các mục đích khác nhau nên không mặc nhiên thống nhất về thời điểm, trạng thái hoặc giá trị.
Bà Yến cho rằng một nhầm lẫn cần được hạn chế là coi số tiền nền tảng chuyển về tài khoản bằng doanh thu bán hàng. Số tiền thực nhận có thể đã được khấu trừ phí nền tảng, chi phí quảng cáo, khoản hoàn trả, thuế hoặc các khoản điều chỉnh khác. Để ghi nhận đúng, người kinh doanh cần phân biệt giá trị bán hàng, khoản giảm giá, chi phí phải chịu và dòng tiền thanh toán. Việc xác định từng khoản còn phụ thuộc vào hợp đồng và bản chất giao dịch.
Ở chiều ngược lại, không phải mọi số tiền hoặc đơn hàng hiển thị trên hệ thống đều được mặc nhiên coi là doanh thu đã phát sinh. Đơn hàng mới được đặt, đơn đã bị hủy, hàng đang giao và hàng bị trả lại có trạng thái khác nhau. Theo bà Yến, dữ liệu quản trị cần phản ánh đúng tình trạng thực tế, đồng thời được đối chiếu với thời điểm và căn cứ ghi nhận theo quy định pháp luật.
Khó khăn càng rõ khi dữ liệu đơn hàng, giao nhận, phí, hoa hồng, hàng hoàn và tiền chuyển về được lưu tại nhiều bảng riêng biệt. Các bảng dữ liệu có thể sử dụng mã hàng khác nhau, không đồng nhất về trạng thái hoặc không trùng khớp với kỳ đối soát. Khi phải nhập hàng nghìn dòng dữ liệu mỗi ngày vào phần mềm kế toán, người phụ trách vẫn có thể phải sửa định dạng, ghép mã, loại bỏ bản ghi trùng và kiểm tra chênh lệch.
Bà Yến lưu ý, dữ liệu do nền tảng cung cấp cũng chưa đủ để tự xác định giá vốn hàng bán, bởi thông tin này còn phụ thuộc vào chứng từ mua hàng và dữ liệu tồn kho do người kinh doanh quản lý. Nếu không có cơ chế kết nối và đối chiếu phù hợp, sai lệch giữa các nguồn dữ liệu có thể kéo dài qua nhiều kỳ, làm tăng thời gian xử lý và chi phí giải trình.
Để khắc phục, bà Yến kiến nghị chuẩn hóa bộ dữ liệu và cơ chế kết nối giữa nền tảng thương mại điện tử, hệ thống hóa đơn, quản lý kho và phần mềm kế toán. Những thông tin cần được định danh thống nhất gồm người bán, mã đơn hàng, mã sản phẩm, thời điểm giao nhận, doanh thu, khoản giảm trừ, phí, hoa hồng, thuế đã khấu trừ và tình trạng thanh toán.
Bà cũng kiến nghị tạo điều kiện để người bán tải dữ liệu đầy đủ, theo dõi lịch sử điều chỉnh và truy xuất thông tin khi cần kiểm tra. Việc tổng hợp ghi sổ cần phù hợp với chế độ kế toán áp dụng nhưng vẫn phải bảo đảm lưu giữ dữ liệu chi tiết để phục vụ đối chiếu. Khi các thao tác thông thường được tự động hóa, nhân sự có thể tập trung xử lý những giao dịch ngoại lệ thay vì kiểm tra thủ công toàn bộ dữ liệu.
Thiếu nhân lực và công cụ làm tăng áp lực tuân thủ
Một khó khăn khác được bà Yến chỉ ra là doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh thường không đủ nguồn lực để duy trì đồng thời nhân sự chuyên trách về kế toán, pháp lý và công nghệ. Người bán có thể thành thạo livestream, quảng cáo hoặc chăm sóc khách hàng nhưng chưa được đào tạo đầy đủ về doanh thu tính thuế, chứng từ mua hàng và cách kiểm tra dữ liệu.
Khi một người phải kiêm nhiệm nhiều công việc, các vấn đề cần phối hợp giữa bộ phận bán hàng, kho và kế toán dễ được phát hiện hoặc xử lý muộn. Theo bà Yến, thuê dịch vụ bên ngoài có thể là lựa chọn phù hợp, nhưng hiệu quả phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ và chất lượng thông tin được bàn giao.
Nếu đơn vị dịch vụ chỉ nhận bảng tổng hợp tiền chuyển về vào cuối tháng, họ khó có thể xác định đầy đủ tình trạng hàng hoàn, phí sàn, hàng tồn kho và giao dịch chưa thanh toán. Trong trường hợp này, chủ kinh doanh có thể cho rằng toàn bộ hoạt động đã được kiểm soát, trong khi hợp đồng thực tế chỉ bao gồm việc lập một số hồ sơ khai thuế nhất định.
Chi phí sử dụng phần mềm cũng không chỉ là khoản tiền mua hoặc thuê ban đầu. Người kinh doanh còn phải thiết lập danh mục, chuyển dữ liệu, học cách sử dụng và xử lý lỗi kết nối. Nếu mỗi công cụ chỉ giải quyết một khâu riêng lẻ, họ có thể phải liên tục xuất bảng dữ liệu, chỉnh sửa định dạng rồi nhập lại vào hệ thống khác.
Theo bà Yến, số hóa chỉ thực sự giảm gánh nặng khi giúp dữ liệu được sử dụng lại và cắt giảm công việc thực tế. Nếu thiếu quy trình thống nhất, việc bổ sung công cụ công nghệ có thể làm phát sinh thêm thao tác, thay vì nâng cao hiệu quả quản lý.
Vì vậy, bà kiến nghị các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ cần chú trọng tính dễ sử dụng, khả năng kết nối và mức chi phí phù hợp. Công cụ được cung cấp không chỉ cần đáp ứng yêu cầu quản lý mà còn phải tương thích với quy mô nhân sự, trình độ sử dụng và điều kiện vận hành của người kinh doanh.
Chủ động phòng ngừa rủi ro về nguồn hàng và hoạt động kinh doanh
Từ thực tế vận hành, bà Yến cho rằng nguồn hàng là một trong những điểm cần được quan tâm khi kiểm soát rủi ro pháp lý. Nếu chỉ chú trọng giá mua thấp mà không lưu giữ hồ sơ về người bán, hàng hóa và thanh toán, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sẽ gặp khó khăn khi cần chứng minh giao dịch. Đối với đơn vị xác định thu nhập tính thuế trên cơ sở doanh thu và chi phí, việc thiếu hồ sơ đầu vào còn ảnh hưởng đến khả năng chứng minh khoản chi. Bảng kê không thể được xem là phương án thay thế hóa đơn trong mọi trường hợp.
Rủi ro cũng có thể phát sinh khi chủ thể sở hữu gian hàng, người đứng tên hóa đơn và người nhận tiền không thống nhất, trong khi mối quan hệ giữa các bên chưa được giải thích bằng hồ sơ phù hợp. Theo bà Yến, việc nhờ người khác đứng tên có thể tạo thuận lợi trước mắt nhưng gây khó khăn khi xác định bên bán thực tế, doanh thu và trách nhiệm pháp lý. Một thông tin sai về chủ thể có thể ảnh hưởng đến nhiều đơn hàng trước khi được phát hiện.
Ngoài thuế và kế toán, hoạt động kinh doanh trực tuyến còn liên quan đến nguồn gốc hàng hóa, nhãn hiệu, nội dung quảng cáo, quyền lợi người tiêu dùng và các điều kiện kinh doanh chuyên ngành. Bà Yến cho rằng doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh khó tự rà soát toàn bộ các lĩnh vực pháp luật, nhưng vẫn cần nhận diện những rủi ro gắn trực tiếp với sản phẩm và phương thức bán hàng của mình.
Theo bà, hoạt động hỗ trợ pháp lý cần giúp người kinh doanh xác định vấn đề phải kiểm tra trước khi đăng bán, hồ sơ cần lưu giữ và trường hợp cần tìm đến dịch vụ tư vấn chuyên sâu. Khi phát hiện sai sót, người kinh doanh cũng cần được hướng dẫn phân biệt lỗi nghiệp vụ, tình trạng thiếu hồ sơ và hành vi vi phạm có dấu hiệu gian lận; từ đó lựa chọn cách khắc phục phù hợp với quy định pháp luật.
Bà Yến nhận định, tâm lý lo ngại bị truy thu thuế, xử phạt hoặc phải chịu chi phí giải trình có thể khiến một số người kinh doanh trì hoãn việc chuẩn hóa hồ sơ. Tuy nhiên, việc chậm rà soát thường khiến dữ liệu khó khôi phục hơn. Vì vậy, bà kiến nghị cần hỗ trợ người kinh doanh chủ động phát hiện và xử lý vấn đề từ sớm, đồng thời cung cấp thông tin rõ ràng về cơ quan, đơn vị có thể tiếp nhận và giải đáp vướng mắc.
Bà cũng lưu ý cần phân biệt rõ giữa sai sót nghiệp vụ, thiếu hồ sơ và hành vi vi phạm pháp luật. Trách nhiệm hình sự chỉ đặt ra khi hành vi đáp ứng các dấu hiệu do pháp luật quy định; không nên đồng nhất việc thiếu hiểu biết hoặc sai sót nghiệp vụ với căn cứ tự động dẫn đến xử lý hình sự.
Bà Lê Thị Yến kiến nghị giảm chi phí tuân thủ, thúc đẩy số hóa thực chất
Theo bà Lê Thị Yến, chi phí tuân thủ là nguồn lực mà người kinh doanh phải dành cho việc tìm hiểu quy định, tổ chức chứng từ, lập hóa đơn, ghi sổ, kê khai và giải trình. Các nguồn lực này bao gồm thời gian, nhân lực, phần mềm và dịch vụ chuyên môn. Khi đánh giá gánh nặng tuân thủ, cần phân biệt chi phí thực hiện nghĩa vụ với số thuế phải nộp và các khoản phát sinh do vi phạm để xác định đúng phần có thể cắt giảm.
Bà Yến cho rằng việc ghi nhận trung thực giao dịch, xác định đúng nghĩa vụ và lưu giữ bằng chứng phục vụ kiểm tra là yêu cầu cần thiết. Tuy nhiên, vẫn có những khoản chi phí có thể hạn chế mà không ảnh hưởng đến mục tiêu quản lý, như nhập lại thông tin đã có, lập hồ sơ trùng lặp, đối chiếu thủ công trong khi có thể tự động hóa hoặc sửa đổi nhiều lần do hướng dẫn chưa rõ ràng.
Từ thực tế này, bà kiến nghị rà soát quy trình thực hiện nghĩa vụ của người kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, xác định những khâu phát sinh thao tác trùng lặp để có giải pháp đơn giản hóa phù hợp. Theo bà, hiệu quả cải cách cần được đánh giá trên toàn bộ quy trình, từ đơn hàng, giao nhận, thanh toán đến hóa đơn, doanh thu, giá vốn và hồ sơ thuế; đồng thời đo lường bằng thời gian xử lý, số lần thao tác, chi phí thực tế và chất lượng dữ liệu.
Đối với vấn đề hóa đơn phí nền tảng và nghĩa vụ thuế liên quan đến dịch vụ xuyên biên giới, bà Yến cho biết người bán có thể nhận hóa đơn từ pháp nhân tại Việt Nam đối với một số khoản phí, nhưng lại nhận hóa đơn thương mại hoặc chứng từ từ pháp nhân nước ngoài đối với dịch vụ quảng cáo và các dịch vụ khác. Việc phân loại từng khoản phí, đối chiếu hợp đồng, chứng từ, dòng tiền và xác định trách nhiệm thuế vì vậy có thể làm tăng khối lượng công việc kế toán.
Bà kiến nghị cần có hướng dẫn rõ ràng, dễ tiếp cận về cách xác định bản chất khoản phí, hồ sơ cần lưu giữ và trách nhiệm thuế của các bên trong từng trường hợp. Việc hướng dẫn cụ thể sẽ giúp người kinh doanh hạn chế tình trạng phải tìm hiểu từ nhiều nguồn, thuê tư vấn nhiều lần hoặc thực hiện trùng lặp, bỏ sót nghĩa vụ.
Một vấn đề khác được bà Yến đề xuất xem xét là chi phí lập hóa đơn đối với hoạt động bán lẻ có số lượng giao dịch lớn. Với những cửa hàng phát sinh hàng nghìn đơn mỗi ngày, giá trị từng đơn nhỏ, trong khi hoạt động giao nhận có thể phát sinh hủy đơn, trả hàng và điều chỉnh thanh toán, việc lập, kiểm tra và điều chỉnh hóa đơn có thể đòi hỏi nhiều nhân lực. Khi dữ liệu giữa các khâu chưa được kết nối, người bán còn đối mặt với nguy cơ bỏ sót, lập trùng hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Để tháo gỡ khó khăn, bà Yến kiến nghị cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu tính cần thiết và chi phí của việc lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch bán lẻ nhỏ trong trường hợp nền tảng đã lưu trữ đầy đủ dữ liệu. Bà đề xuất nghiên cứu thí điểm cơ chế hóa đơn tổng hợp theo ngày hoặc kỳ ngắn đối với những giao dịch đáp ứng điều kiện phù hợp, kèm theo bảng dữ liệu chi tiết để có thể truy xuất từng đơn hàng, bảo đảm quyền nhận hóa đơn của người mua và không làm thất thu thuế.
Cùng với đó, bà kiến nghị chuẩn hóa cách xác định thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa giao qua đơn vị trung gian và cách xử lý hóa đơn khi phát sinh hàng trả lại. Theo bà Yến, trong khuôn khổ pháp luật hiện hành, cần ưu tiên tự động hóa quy trình và triển khai việc ủy nhiệm lập hóa đơn cho các bên đáp ứng đủ điều kiện. Cơ chế hóa đơn tổng hợp là đề xuất cần được cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, hoàn thiện chính sách, không phải quyền để mọi nhà bán hàng tự áp dụng.
Về dữ liệu phục vụ kế toán, bà Yến kiến nghị tăng cường kết nối giữa nền tảng thương mại điện tử, hệ thống hóa đơn, quản lý kho và phần mềm kế toán. Các thông tin như người bán, mã đơn hàng, mã sản phẩm, thời điểm giao nhận, doanh thu, khoản giảm trừ, phí, hoa hồng, thuế đã khấu trừ và tình trạng thanh toán cần được chuẩn hóa để thuận lợi cho việc tổng hợp, đối chiếu.
Bà cũng đề xuất tạo điều kiện để người bán tải đầy đủ dữ liệu giao dịch, theo dõi lịch sử điều chỉnh và truy xuất thông tin khi cần kiểm tra. Các công cụ hỗ trợ cần có cách sử dụng đơn giản, chi phí phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh; đồng thời giúp tự động hóa những thao tác lặp lại để nhân sự tập trung xử lý các giao dịch có sai lệch hoặc tình huống cần kiểm tra chuyên sâu.
Theo bà Lê Thị Yến, giảm chi phí tuân thủ không có nghĩa là giảm nhẹ các nghĩa vụ pháp luật cần thiết, mà là hạn chế những công việc trùng lặp, thao tác thủ công và khoản chi có thể tránh được. Bà kiến nghị tăng cường phối hợp giữa cơ quan quản lý, nền tảng thương mại điện tử, đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ và cộng đồng doanh nghiệp để chuẩn hóa dữ liệu, làm rõ trách nhiệm của từng chủ thể và cải thiện khả năng tiếp cận hướng dẫn pháp luật.
Bà Yến nhấn mạnh, khi dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, kết nối thuận lợi và có thể truy xuất, doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh sẽ chủ động hơn trong quản lý doanh thu, thực hiện nghĩa vụ thuế và kiểm soát rủi ro pháp lý. Đây cũng là điều kiện để hoạt động số hóa mang lại hiệu quả thực chất, giúp người kinh doanh giảm thời gian xử lý thủ tục và tập trung nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
P.Mai