Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 đã mở rộng đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trong đó có người lao động làm việc không trọn thời gian và chủ hộ kinh doanh thuộc các trường hợp luật định. Những thay đổi này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh phải rà soát lại lực lượng lao động, xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng và chủ động thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội. Cùng với việc cập nhật quy định, hoạt động hỗ trợ pháp lý cần chuyển mạnh từ phổ biến văn bản sang hướng dẫn theo tình huống thực tế, giúp cơ sở kinh doanh dễ hiểu, dễ áp dụng và hạn chế rủi ro trong quá trình tuân thủ.
Mở rộng đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 đã mở rộng đáng kể diện tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), hộ kinh doanh (HKD), những thay đổi này không chỉ liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm mà còn tác động trực tiếp đến công tác quản lý nhân sự, giao kết hợp đồng và tổ chức trả lương.
Có ba nhóm đối tượng cần được đặc biệt lưu ý.
Thứ nhất, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định. Đáng chú ý, việc xác định hợp đồng lao động không chỉ căn cứ vào tên gọi của văn bản. Trường hợp các bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn có thể được xác định là hợp đồng lao động theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật BHXH năm 2024.
Thứ hai, người lao động làm việc không trọn thời gian cũng có thể thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện về tiền lương theo điểm l khoản 1 Điều 2 của Luật. Quy định này đặc biệt có ý nghĩa đối với những cơ sở thường xuyên sử dụng nhân viên theo giờ, theo ca hoặc chỉ làm việc trong một số ngày nhất định của tháng.
Thứ ba, chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo điểm m khoản 1 Điều 2 Luật BHXH năm 2024 và quy định của Chính phủ.
Việc mở rộng đối tượng tham gia cho thấy công tác quản trị lao động ngày càng gắn chặt với việc thực hiện nghĩa vụ BHXH. Muốn xác định đúng nghĩa vụ bảo hiểm, doanh nghiệp trước hết phải nắm được ai đang làm việc cho mình, quan hệ giữa các bên được xác lập dưới hình thức nào và tiền lương của từng người được xác định ra sao.
Trên thực tế, một cơ sở kinh doanh có thể đồng thời sử dụng nhân viên làm việc toàn thời gian, người làm việc theo giờ, nhân viên thời vụ và người cung cấp dịch vụ theo từng công việc. Nếu chỉ căn cứ vào danh sách nhân viên được gọi là “chính thức” để xác định đối tượng tham gia BHXH, cơ sở có thể bỏ sót những người thuộc diện bắt buộc theo quy định.
Vì vậy, việc mở rộng đối tượng tham gia BHXH không chỉ đặt ra yêu cầu cập nhật pháp luật mà còn đòi hỏi doanh nghiệp thay đổi cách thức quản lý nhân sự. Hồ sơ hợp đồng, thông tin về thời gian làm việc, phương thức trả lương và các khoản thu nhập cần được theo dõi đầy đủ để làm căn cứ xác định nghĩa vụ.
Đối với DNNVV và HKD không có bộ phận nhân sự hoặc pháp chế chuyên trách, đây là vấn đề cần được hướng dẫn cụ thể. Các cơ sở cần biết cách nhận diện từng nhóm đối tượng, xác định điều kiện tham gia và thực hiện thủ tục tương ứng, thay vì chỉ tiếp cận quy định ở mức khái quát.
Chủ hộ kinh doanh trở thành nhóm cần được ưu tiên hỗ trợ
Một trong những thay đổi đáng chú ý của Luật BHXH năm 2024 là quy định về việc tham gia BHXH bắt buộc của chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh. Trước đây, khi đề cập đến nghĩa vụ BHXH tại hộ kinh doanh, nhiều người thường tập trung vào trách nhiệm của chủ hộ đối với người lao động được thuê. Theo quy định mới, trong những trường hợp luật định, chính chủ hộ cũng thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Điểm m khoản 1 Điều 2 Luật BHXH năm 2024 quy định chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của Chính phủ. Cụ thể hóa quy định này, khoản 2 Điều 3 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP quy định chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc; chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nhưng không thuộc nhóm trên sẽ thuộc diện tham gia từ ngày 1/7/2029.
Như vậy, chủ hộ kinh doanh cần xác định đúng trường hợp của mình để chủ động thực hiện nghĩa vụ theo thời điểm áp dụng tương ứng. Việc tìm hiểu và chuẩn bị sớm cũng giúp hạn chế tình trạng chỉ bắt đầu rà soát khi đã đến thời điểm phải thực hiện thủ tục.
Về căn cứ đóng, điểm d khoản 1 Điều 31 Luật BHXH năm 2024 cho phép chủ hộ kinh doanh lựa chọn tiền lương làm căn cứ đóng. Mức lựa chọn thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Sau ít nhất 12 tháng đóng theo mức đã lựa chọn, người tham gia được lựa chọn lại mức làm căn cứ đóng theo quy định.
Về mức đóng, khoản 4 Điều 33 Luật quy định mức đóng hằng tháng của nhóm này gồm 3% vào quỹ ốm đau và thai sản, 22% vào quỹ hưu trí và tử tuất, tính trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Người tham gia có thể lựa chọn phương thức đóng hằng tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng một lần theo quy định.
Các quy định trên cho thấy chủ hộ kinh doanh cần quan tâm đồng thời đến đối tượng tham gia, mức tiền lương lựa chọn làm căn cứ đóng, tỷ lệ đóng và phương thức đóng. Đây không chỉ là vấn đề thủ tục mà còn liên quan đến kế hoạch tài chính của hộ kinh doanh, nhất là những cơ sở có doanh thu biến động theo mùa vụ hoặc phải cân đối nhiều khoản chi phí hoạt động.
Do đó, chủ hộ kinh doanh cần được xác định là một trong những nhóm trọng tâm của hoạt động hỗ trợ pháp lý. Nội dung hỗ trợ không nên chỉ dừng ở việc thông báo thời điểm áp dụng mà cần giải thích rõ chủ thể nào thuộc diện tham gia, cách xác định căn cứ đóng, quyền lựa chọn mức đóng và các phương thức thực hiện.
Việc hướng dẫn rõ ràng, dễ tiếp cận sẽ giúp chủ hộ chủ động thực hiện nghĩa vụ, đồng thời hiểu được ý nghĩa của việc tham gia BHXH đối với việc bảo đảm an sinh cho bản thân. Đây cũng là cơ sở để hạn chế những nhầm lẫn giữa nghĩa vụ BHXH của chủ hộ với nghĩa vụ đóng BHXH cho người lao động làm việc tại cơ sở.
Rà soát toàn bộ lực lượng lao động, không chỉ danh sách nhân viên chính thức
Từ những thay đổi của Luật BHXH năm 2024, doanh nghiệp cần điều chỉnh cách tiếp cận trong quản lý lao động. Thay vì chỉ đặt câu hỏi có bao nhiêu nhân viên chính thức phải tham gia BHXH, cơ sở cần rà soát rộng hơn toàn bộ những người đang thực tế làm việc cho mình.
Trước hết, cần xác định những người đang làm việc tại cơ sở và hình thức thỏa thuận giữa các bên. Người lao động được ký hợp đồng lao động, người được gọi là cộng tác viên, người làm việc theo giờ hoặc người thực hiện công việc theo thỏa thuận khoán việc cần được xem xét trên cơ sở bản chất quan hệ thực tế. Tên gọi của hợp đồng không phải căn cứ duy nhất để xác định nghĩa vụ.
Tiếp đó, doanh nghiệp cần kiểm tra có người làm việc không trọn thời gian hay không, thời gian làm việc và phương thức trả lương của từng người như thế nào. Đối với nhóm này, việc xác định tiền lương trong tháng có ý nghĩa quan trọng trong quá trình xem xét điều kiện tham gia BHXH bắt buộc.
Một nội dung khác cần được rà soát là tiền lương làm căn cứ đóng. Các khoản đang được sử dụng để xác định căn cứ đóng BHXH cần được đối chiếu với Điều 31 Luật BHXH năm 2024 và Điều 7 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP để bảo đảm phù hợp với quy định.
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện những trường hợp chưa được xác định đúng đối tượng hoặc chưa tính đủ căn cứ đóng, từ đó kịp thời điều chỉnh hồ sơ và cách thực hiện. Ngược lại, nếu việc rà soát chỉ giới hạn trong danh sách nhân viên chính thức, cơ sở có thể bỏ sót người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc và đối mặt với nguy cơ phát sinh nghĩa vụ truy đóng cùng các hậu quả pháp lý liên quan.
Để việc rà soát đạt hiệu quả, doanh nghiệp nên gắn quản lý hợp đồng với quản lý tiền lương và hồ sơ BHXH. Thông tin về loại hợp đồng, thời gian làm việc, mức lương, các khoản bổ sung và quá trình thay đổi thỏa thuận cần được cập nhật thống nhất. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định nghĩa vụ đúng thời điểm, đồng thời thuận lợi hơn khi cần kiểm tra hoặc giải trình.
Đối với hộ kinh doanh, việc tổ chức hồ sơ đơn giản nhưng đầy đủ cũng rất cần thiết. Ngay cả khi không có bộ phận nhân sự chuyên trách, chủ hộ vẫn có thể chủ động lưu giữ hợp đồng, bảng chấm công, thông tin trả lương và tài liệu liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ BHXH. Những hồ sơ này giúp cơ sở quản lý lao động rõ ràng hơn, hạn chế nhầm lẫn và có căn cứ đối chiếu khi phát sinh vướng mắc.
Chuyển từ phổ biến pháp luật sang hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ
Những vấn đề nêu trên cho thấy thách thức không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp có tiếp cận được văn bản pháp luật hay không, mà còn ở khả năng hiểu và áp dụng quy định vào hoạt động thực tế.
Một chủ hộ kinh doanh không nhất thiết phải ghi nhớ Điều 31 Luật BHXH có bao nhiêu khoản. Điều họ cần biết là người đang làm việc tại cửa hàng có phải tham gia BHXH hay không, khoản tiền nào được tính vào căn cứ đóng, mức đóng được xác định như thế nào và cần tìm đến đâu khi chưa rõ cách thực hiện.
Đây cũng là hướng tiếp cận được đặt ra trong Chương trình hỗ trợ pháp lý liên ngành cho DNNVV, HKD giai đoạn 2026–2030 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 84/QĐ-TTg ngày 14/1/2026. Chương trình hướng đến việc tăng cường năng lực tiếp cận pháp luật theo hướng lấy đối tượng thụ hưởng làm trung tâm, bám sát nhu cầu của doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Theo các mục tiêu được nêu trong Chương trình, phấn đấu 100% DNNVV, HKD có khả năng tiếp cận thông tin pháp lý cơ bản; tối thiểu 80% tiếp cận thông qua nền tảng số; tối thiểu 80% đề nghị tư vấn thông qua Chương trình được giải quyết hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Để đạt được những mục tiêu này, hoạt động hỗ trợ pháp lý về lao động, tiền lương và BHXH cần chuyển từ cách phổ biến theo từng văn bản sang hướng dẫn theo vấn đề, tình huống và nhu cầu thực tế. Thay vì chỉ giới thiệu nội dung của Luật BHXH, có thể xây dựng các nhóm câu hỏi cụ thể như: “Ai trong doanh nghiệp phải tham gia BHXH?”, “Người làm việc bán thời gian có phải đóng BHXH không?” hoặc “Khoản tiền nào được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH?”.
Cách tiếp cận theo tình huống giúp doanh nghiệp dễ xác định vấn đề mình đang gặp phải, đồng thời rút ngắn khoảng cách giữa quy định pháp luật và quá trình thực hiện. Với mỗi tình huống, tài liệu hướng dẫn cần nêu rõ điều kiện áp dụng, các bước cần thực hiện và những nội dung cần kiểm tra để cơ sở có thể tự đối chiếu.
Bên cạnh đó, cần xây dựng các công cụ tuân thủ dành riêng cho DNNVV và HKD. Những sản phẩm đơn giản, dễ sử dụng như “10 việc cần làm khi tuyển người lao động”, “Danh mục kiểm tra tiền lương và BHXH”, “5 bước cần thực hiện khi người lao động nghỉ việc” hoặc công cụ tự kiểm tra đối tượng tham gia BHXH có thể hỗ trợ cơ sở chủ động rà soát nghĩa vụ.
Các công cụ này không thay thế văn bản pháp luật hoặc tư vấn chuyên môn đối với vụ việc phức tạp, nhưng có thể giúp doanh nghiệp nhận diện sớm những nội dung cần chú ý, hạn chế bỏ sót thủ tục và chuẩn bị thông tin đầy đủ trước khi đề nghị hỗ trợ.
Đẩy mạnh hỗ trợ pháp lý trên môi trường số, tăng cường phối hợp liên ngành
Cùng với việc xây dựng tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ pháp lý cần được tăng cường trên môi trường số. Cơ sở dữ liệu, nội dung hỏi – đáp trực tuyến và công cụ tra cứu cần được thiết kế theo nhu cầu của người sử dụng, thay vì chỉ sắp xếp theo cấu trúc của văn bản pháp luật.
Đối với chủ doanh nghiệp và hộ kinh doanh, khả năng tìm được câu trả lời phù hợp với tình huống cụ thể có ý nghĩa thiết thực hơn việc phải tự tìm kiếm qua nhiều văn bản khác nhau. Vì vậy, thông tin cần được trình bày dễ hiểu, có hướng dẫn về điều kiện áp dụng và dẫn chiếu đến căn cứ pháp luật liên quan để người sử dụng có thể kiểm tra khi cần thiết.
Có thể nghiên cứu ứng dụng công nghệ, trong đó có trí tuệ nhân tạo, để hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện bước đầu vấn đề pháp lý và tìm kiếm nội dung hướng dẫn phù hợp. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ cần đi cùng nguồn thông tin chính thống và cơ chế kiểm chứng, nhất là đối với những vấn đề tác động trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp và người lao động. Công cụ hỗ trợ không nên thay thế việc xem xét cụ thể các tình tiết của vụ việc hoặc hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền trong những trường hợp cần thiết.
Một tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng lao động có thể đồng thời liên quan đến Bộ luật Lao động, Luật BHXH, chính sách tiền lương và pháp luật thuế. Vì vậy, nâng cao hiệu quả hỗ trợ pháp lý cũng đòi hỏi tăng cường phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà nước về lao động, cơ quan BHXH, cơ quan tư pháp, cơ quan thuế, các hiệp hội doanh nghiệp, tổ chức đại diện người lao động, luật sư và tổ chức tư vấn.
Sự phối hợp này giúp doanh nghiệp tiếp cận hướng dẫn đầy đủ hơn, hạn chế tình trạng phải tự tìm kiếm thông tin từ nhiều đầu mối hoặc gặp khó khăn khi một vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực pháp luật. Đồng thời, những vướng mắc được ghi nhận trong quá trình tư vấn có thể trở thành cơ sở để cơ quan chức năng nghiên cứu, hoàn thiện hướng dẫn và nâng cao hiệu quả thực thi chính sách.
Hoạt động hỗ trợ cũng cần quan tâm đến khả năng tiếp cận pháp luật của các nhóm yếu thế. Lao động nữ trong những hoàn cảnh đặc thù, người khuyết tật, người lao động cao tuổi, lao động chưa thành niên, người có thu nhập thấp hoặc gặp hạn chế trong tiếp cận thông tin cần được cung cấp hướng dẫn bằng hình thức phù hợp hơn.
Việc đa dạng hóa cách thức truyền tải thông tin, kết hợp tài liệu dễ hiểu, tư vấn trực tiếp và hỗ trợ trực tuyến sẽ giúp những nhóm này có thêm cơ hội tiếp cận quy định liên quan đến quyền lợi của mình. Đây cũng là một nội dung cần được tính đến khi xây dựng các chương trình hỗ trợ pháp lý hướng đến nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và người lao động.
Tuân thủ pháp luật và bảo vệ người lao động là hai mục tiêu thống nhất
Những thay đổi về đối tượng tham gia BHXH bắt buộc đặt ra yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải chủ động hơn trong quản lý lao động, rà soát hợp đồng và xác định nghĩa vụ đóng. Đối với chủ hộ kinh doanh, việc nắm rõ điều kiện tham gia, căn cứ đóng và phương thức đóng cũng là bước cần thiết để thực hiện đúng quy định.
Tuy nhiên, hiệu quả tuân thủ không chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của từng cơ sở kinh doanh mà còn gắn với khả năng tiếp cận thông tin và chất lượng hỗ trợ pháp lý. Khi quy định được giải thích rõ ràng, tình huống được hướng dẫn cụ thể và kênh tư vấn thuận tiện, doanh nghiệp sẽ có điều kiện chủ động thực hiện nghĩa vụ thay vì chỉ xử lý khi phát sinh sai sót.
Hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và bảo vệ người lao động không phải là hai mục tiêu đối lập. Ngược lại, doanh nghiệp hiểu và thực hiện đúng quy định về hợp đồng lao động, tiền lương và BHXH chính là một trong những biện pháp căn cơ để bảo vệ quyền lợi người lao động, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Vì vậy, cùng với việc cập nhật các quy định mới của Luật BHXH năm 2024, cần tiếp tục đổi mới hoạt động hỗ trợ pháp lý theo hướng lấy nhu cầu của DNNVV, HKD làm trọng tâm, tăng cường ứng dụng công nghệ và phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức liên quan. Khi thông tin pháp luật trở nên dễ tiếp cận và dễ áp dụng hơn, việc tuân thủ sẽ không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn trở thành một phần trong quá trình quản trị, phát triển ổn định và bền vững của mỗi cơ sở kinh doanh.
T.Nga