Nhu cầu tranh giành lợi thế cạnh tranh trên thị trường từ lâu đã là nhân tố thúc đẩy ưu tiên chuyển đổi số của những doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Trong những năm gần đây, sự cần thiết của chuyển đổi kỹ thuật số dựa trên công nghệ đám mây được các doanh nghiệp đánh giá là rất lớn, biểu hiện ở việc các sản phẩm và hệ thống mới được xuất hiện mỗi tuần. Thậm chí, một vị trí quản lý mới đã được tạo riêng để giải quyết vấn đề này cho doanh nghiệp: Giám đốc kỹ thuật số. Nội dung báo cáo IDC InfoBrief gần đây chỉ ra rằng 54% các chủ doanh nghiệp thừa nhận rằng thách thức lớn nhất của các mục tiêu chuyển đổi số là việc có thể kết hợp, áp dụng tất cả các giải pháp mới và dự án sáng tạo vào công việc hàng ngày.
Đối với số đông đến muộn với chuyển đổi số, việc lựa chọn hệ thống để sử dụng có thể là khó khăn lớn do doanh nghiệp muốn đảm bảo rằng mình đang tiếp cận các phương pháp hiện đại, đồng thời có thể đáp ứng các nhu cầu của nhân viên và khách hàng. Mặt khác, kể cả với nhóm doanh nghiệp đầu tiên đã thích nghi với chuyển đổi số cũng có thể cảm thấy bị mắc kẹt trong việc sử dụng các giải pháp đã lỗi thời (do đã đầu tư nhiều nguồn lực cho hệ thống giải pháp đời đầu), dẫn đến khả năng cô lập hóa một doanh nghiệp, làm giảm năng suất và tạo ra sự khó chịu cho đội ngũ nhân viên. Vậy nên dù là doanh nghiệp đã bắt đầu quá trình này từ những ngày đầu của phong trào chuyển đổi số từ những năm 1990 hay mới trong năm 2021, bạn có thể nhận thấy quá trình chuyển biến rõ rệt trong chuyển đổi số ở giới kinh doanh nói chung, và việc thấu hiểu các giải pháp chuyển đổi số khác nhau chính là bước đầu tiến đến việc chuyển hoá doanh nghiệp của bạn, thúc đẩy năng suất.
Dưới đây là sự tổng hợp, phân tích ngắn gọn quá trình phát triển của phong trào chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh.
Hệ thống lưu trữ thông tin
Không phải hành trình chuyển đổi số của công ty nào cũng bắt đầu và kết thúc cùng một cách. Đối với nhóm người tiên phong đã từ sớm bắt đầu quá chuyển đổi số, họ thường sớm đưa hệ thống lưu trữ vào hoạt động. Hệ thống này thường sử dụng dữ liệu nội bộ để lưu trữ thông tin, và những thông tin này có thể được dễ dàng truy cập khi cần thiết bởi nhân viên. Một ví dụ điển hình về hệ thống này là CRM (hệ thống quản trị khách hàng) dành cho một công ty thường xuyên tiếp khách, hay hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) dành cho một tổ chức chuyên về chăm sóc sức khỏe. Những hệ thống này tạo ra và lưu trữ những thông tin chuyên biệt hóa mà có thể được dùng để giúp tổ chức đưa ra các quyết định trong tương lai một cách dễ dàng.
Có thể nói làn sóng chuyển đổi số đã bắt đầu từ hệ thống lưu trữ dữ liệu. Khi các công ty dần nhận ra tầm quan trọng của dữ liệu, các công ty có xu hướng lao vào cuộc chiến tận dụng giải pháp dữ liệu để tạo ra thay đổi lớn trong các hoạt động kinh doanh. Tới giờ, hệ thống trên vẫn là một phần không thể thiếu trong nỗ lực số hoá của bất kỳ tổ chức nào; theo Gartner, bất kỳ công nghệ sáng tạo nào sớm hay muộn cũng phải dựa vào hệ thống lưu trữ dữ liệu để phát huy tính hiệu quả. Tuy nhiên, việc sở hữu hệ thống lưu trữ không thể một mình hiện đại hóa doanh nghiệp của bạn, mang đến cú thúc về năng suất mà bạn đang mong chờ.
Hệ thống hợp tác phát triển
Giai đoạn phát triển tiếp theo là hệ thống hợp tác. Trước đây, hệ thống lưu trữ thông tin có một yếu điểm quan trọng: nó khiến các công ty bị cô lập với nhau; dữ liệu có thể đã có sẵn và được áp dụng cho một số phòng ban, đơn vị, nhưng không có cách nào để dễ dàng phân tán thông tin và giúp tất cả mọi người trong tổ chức tận dụng được dữ liệu. Hệ thống hợp tác phát triển sử dụng chính dữ liệu được thu thập bởi hệ thống lưu trữ, và khai thông dòng chảy của thông tin, kiến thức giữa các đơn vị với tốc độ chưa từng có. Những nền tảng hệ thống hợp tác nổi tiếng là Slack và Microsoft Teams đã từ lâu hoàn thiện hệ thống hợp tác phát triển, cho phép các phòng ban tương tác với nhau một cách dễ dàng và truy cập được những thông tin, kiến thức đã từ lâu bị cô lập trong nhiều đơn vị khác nhau.
Hệ thống tương tác qua lại
Hệ thống tương tác là một bước nối tiếp trong quá trình tiến hóa của chuyển đổi số. Một cách tự nhiên, các công ty dần nhận ra họ cần một hệ thống có khả năng tổng hợp và xử lý kho thông tin đồ sộ được thu thập từ các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu. Các tiến bộ trong công nghệ tối ưu hóa cơ sở dữ liệu nay cho phép hệ thống mới này thu thập và truy cập liệu này nhanh hơn bao giờ hết, và cung cấp thông tin kinh doanh liên tục hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nhanh chóng đưa ra các quyết định. Các nền tảng như Zendesk, Constant Contact và cả Facebook cho phép các tổ chức sử dụng dữ liệu được thu thập một cách hiệu quả qua việc phân khúc khách hàng, quảng cáo bám đuổi, tiếp thị cá nhân hóa,...
Những nền tảng này cho các nhà lãnh đạo nói riêng, và tổ chức nói chung khả năng nhanh chóng xử lý thông tin và đưa ra quyết định kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn, đóng vai trò then chốt trong việc phát triển quá trình cải thiện dịch vụ khách hàng. Nói cách khác, hệ thống tương tác qua lại liên tục cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà lãnh đạo để thực hiện các chiến lược trên nền tảng số và chuyển đổi triết lý kinh doanh từ tập trung vào sản phẩm sang tập trung vào trải nghiệm dịch vụ tốt. Kết quả là, khách hàng sẽ được hưởng lợi từ trải nghiệm nâng cao đối với dịch vụ của doanh nghiệp. Đồng thời, hoạt động tương tác nội bộ của doanh nghiệp cũng được thông suốt.
Quan trọng hơn cả, hệ thống tương tác còn là chất xúc tác cho bước tiếp theo trong quá trình phát triển.
Hệ thống năng suất và kết quả
Là bước phát triển tiếp theo và mới nhất, đồng thời được coi là bước chuyển biến mạnh mẽ nhất, hệ thống năng suất và kết quả liên kết chặt chẽ toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp và kết quả kinh doanh với nhau. Bằng việc hình tượng hóa mục tiêu kinh doanh và từng bước cụ thể để đạt được nó, bạn có thể đảm bảo toàn bộ hệ thống công ty đang sử dụng đang phối hợp cùng nhau nâng cao hiệu suất công việc, mang lại giá trị cho khách hàng và cho công ty mà không cần tăng thêm khối lượng công việc.
Công nghệ nay đã tiến triển đến mức cho phép ta tận dụng lợi thế của tất cả các hệ thống từ trước, và sử dụng chúng một cách thống nhất và đồng bộ, nâng cao hệ thống trải nghiệm khách hàng, từ đố tăng doanh thu cũng như hiệu suất làm việc cho khách hàng, công ty và toàn bộ đội ngũ nhân viên mình. Các công ty như Jira, Trello và Microsoft 365 cho các đội ngũ khả năng sắp xếp và liên kết công việc rời rạc, và tăng quy mô năng suất theo cấp số nhân trên toàn bộ tổ chức.
Một khi công ty đã đạt được sự thống nhất trong chuyển đổi số, toàn bộ công việc hàng ngày có thể được thống kê đầy đủ và kiểm soát tiến độ nhanh chóng. Do đó, doanh nghiệp có thể ưu tiên tiến hành thiết lập các công cụ năng suất mới, sau đó mới dành nguồn lực tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm người dùng quan trọng. Tuy nhiên, cần phải lưu ý là số lượng tiện ích mà hệ thống đem lại sẽ không thực sự hiệu quả nếu chúng không liên quan trực tiếp đến các mục tiêu quý và kết quả kinh doanh mà bạn hướng tới.
Nhìn chung, dù bạn định bắt đầu hành trình chuyển đổi số khi nào đi nữa, hãy chắc chắn bạn hiểu chính xác những gì bạn đang tìm kiếm ở hệ thống công cụ chuyển đổi số. Đối với nhiều doanh nghiệp, khung nền tảng của quá trình số hoá đã tồn tại trong hệ thống sẵn có của công ty. Điều quan trọng nhất các doanh nghiệp Việt Nam cần nhớ là luôn cập nhật công nghệ, xu hướng mới, tìm cách áp dụng các hệ thống để giải bài toán cho tổ chức cá nhân mình một cách triệt để, từ đó năng suất công việc sẽ được cải thiện.