Tình tiết sự kiện: Tồn tại một hợp đồng mua bán giữa Công ty Đài Loan (Nguyên đơn - Bên bán) và Công ty Việt Nam (Bị đơn - Bên mua). Về phía Bên mua có đại diện là ông D nhưng lại không có con dấu của Công ty Việt Nam. Mặc dù vậy, Hội đồng Trọng tài xác định hợp đồng vẫn ràng buộc các Bên.

Tư vấn: Ở Việt Nam, theo Luật Doanh nghiệp năm 2005, “doanh nghiệp có con dấu riêng” (khoản 1 Điều 36). Về việc sử dụng con dấu, Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu quy định “con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”.
Trong thực tế, rất nhiều hợp đồng được xác lập trên danh nghĩa của doanh nghiệp có con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có không hiếm trường hợp giao dịch trên danh nghĩa của doanh nghiệp lại không có con dấu của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp có con dấu và trong giao dịch không có con dấu của doanh nghiệp thì giao dịch này có giá trị pháp lý đối với doanh nghiệp không?
Trong vụ việc trên, Hội đồng Trọng tài đã theo hướng giao dịch được xác lập bởi người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp vẫn ràng buộc doanh nghiệp cho dù hợp đồng không có con dấu của doanh nghiệp. Cụ thể, theo Hội đồng Trọng tài, “có căn cứ để cho rằng, vào thời điểm ngày 10/10/2009 là ngày các Bên ký các hợp đồng nói trên, ông D là người đại diện theo pháp luật của Bị đơn. Việc ông D ký tên trên các hợp đồng, tuy không có đóng dấu của công ty, nhưng điều đó không có nghĩa là các hợp đồng không phát sinh hiệu lực ràng buộc quyền và nghĩa vụ của Bị đơn”.
Việc Hội đồng Trọng tài theo hướng hợp đồng không có con dấu của Công ty (doanh nghiệp) vẫn ràng buộc công ty là hoàn toàn thuyết phục. Bởi lẽ, có rất nhiều giao dịch được xác lập một cách tự nguyện, ngay tình mà không thể có con dấu như giao dịch được xác lập qua thư điện tử. Do đó, nếu chúng ta buộc hợp đồng phải có con dấu của doanh nghiệp mới ràng buộc doanh nghiệp thì sẽ làm vô hiệu hóa nhiều giao dịch được xác lập tự nguyện, ngay tình và nội dung cũng như mục đích không vi phạm điều cấm hay trái đạo đức xã hội.
Theo thống kê của Nhóm Ngân hàng Thế giới (World Bank Group), trong số 189 quốc gia và nền kinh tế được xếp hạng về môi trường kinh doanh có 79 quốc gia có thủ tục làm con dấu doanh nghiệp và 110 quốc gia không sử dụng con dấu doanh nghiệp. Quốc hội đã biểu quyết thông qua Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Luật này có hiệu lực từ ngày 01/07/2015. Một trong những nội dung được quan tâm trong Luật Doanh nghiệp năm 2014 là bỏ quy định trên về con dấu doanh nghiệp và thay vào đó là quy định mới. Cụ thể, theo quy định tại Điều 44, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp đồng thời con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Với sự thay đổi này, chúng ta càng có lý do để cho rằng việc doanh nghiệp không sử dụng con dấu trong các giao dịch không ảnh hưởng tới giá trị của giao dịch mà doanh nghiệp đã xác lập.
Qua vụ việc trên chúng ta rút ra bài học là doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu cho những giao dịch nhưng việc không sử dụng con dấu cho giao dịch không làm ảnh hưởng tới giá trị pháp lý của giao dịch trừ trường hợp “các bên giao dịch có thỏa thuận về sử dụng con dấu” như khoản 4 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định. Về phía mình, doanh nghiệp đã xác lập hợp đồng với đối tác mà đối tác không đóng dấu vào hợp đồng thì cũng không lo ngại về giá trị của hợp đồng như Hội đồng Trọng tài đã phán xét trong vụ việc nêu trên: Giao dịch vẫn có giá trị pháp lý cho dù không được đóng dấu của doanh nghiệp ngay cả khi áp dụng quy định trước khi có Luật Doanh nghiệp năm 2014 hay áp dụng quy định từ khi có Luật này.
Khi hợp đồng được một cá nhân ký với con dấu của doanh nghiệp thì thông tin này cho phép hiểu rằng người ký đã ký với tư cách đại diện của doanh nghiệp (không ký với tư cách cá nhân). Tuy nhiên, khi xác lập giao dịch mà không có con dấu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp đối tác nên kiểm tra kỹ hơn về tư cách chủ thể tham gia vào quan hệ hợp đồng. Cụ thể, cần kiểm tra xem người ký hợp đồng (không có con dấu kèm theo) đã ký với tư cách cá nhân hay ký với tư cách đại diện cho doanh nghiệp.