Tình huống trao đổi: Công ty H (Nguyên đơn - Bên mua) xác lập hợp đồng mua bán với Công ty E (Bị đơn - Bên bán). Sau đó, Bên mua cho rằng Bên bán đã giao hàng không đúng chủng loại và nhân viên của Bên bán ghi nhận việc này trong thư gửi Bên mua. Tuy nhiên, Hội đồng Trọng tài không chấp nhận giá trị thư từ mà nhân viên của Bên bán gửi

Ý kiến trao đổi: Trong quá trình giao kết cũng như thực hiện hợp đồng, thường xuyên nhân viên của doanh nghiệp trao đổi thư từ với đối tác. Không hiếm trường hợp đối tác của doanh nghiệp có nhân viên gửi thư khai thác thư này để biện hộ cho quyền lợi của mình. Câu hỏi đặt ra là các thư từ trao đổi của nhân viên doanh nghiệp có giá trị pháp lý ràng buộc doanh nghiệp không?
Trong vụ việc trên, Bên mua cho rằng hàng giao nhận sai chủng loại. Vào ngày 05/06/2013, Nguyên đơn nhận được thư điện tử phản hồi từ phía Bị đơn với các nội dung: thừa nhận Bị đơn giao nhầm lô hàng là gỗ Bạch Dương thay vì gỗ Sồi Trắng và gỗ Tần Bì trắng; đề nghị Nguyên đơn hỗ trợ việc bốc dỡ, vận chuyển và lưu kho số gỗ Bạch Dương trên về kho của Nguyên đơn tại Hà Nội; Bị đơn cam kết sẽ đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề và đền bù thiệt hại cho việc giao hàng thực tế trong vòng 05 ngày (kể từ ngày thư điện tử phúc đáp, tức ngày 05/06/2013); toàn bộ chi phí phát sinh cho Nguyên đơn do lỗi giao nhầm hàng sẽ do Bị đơn chịu. Tuy nhiên, vào ngày 17/06/2013, đại diện của Bị đơn gửi thư điện tử phản hồi đối với khiếu nại của Nguyên đơn, khẳng định đã giao đúng chủng loại. Đồng thời, Bị đơn cũng phủ định hiệu lực của các văn thư của phía Bị đơn phát hành trước đó vì lí do người ký phát hành văn thư không có thẩm quyền đại diện hợp pháp cho Bị đơn. Bị đơn cho rằng các văn thư của Nguyên đơn đã gây cho nhân viên của Bị đơn hiểu nhầm đến việc giải quyết các lô hàng liên quan các hợp đồng, đơn hàng và L/C tiếp theo khác.
Theo Hội đồng Trọng tài, “Văn bản ngày 17/06/2013 của Bị đơn tuyên bố đã giao hàng đúng theo quy định tại hai hợp đồng, và từ chối nhận trách nhiệm đối với các cam kết gửi bằng thư điện tử, thư tín do nhân viên tập sự của mình phát hành trong thời gian người đại diện có thẩm quyền nghỉ điều trị bệnh”. Từ đó, “Hội đồng Trọng tài nhận định việc nhân viên của Bị đơn gửi thư điện tử và phát hành Văn bản xác nhận ngày 05/06/2013 về việc giao hàng sai chủng loại là không có giá trị pháp lý do không được thực hiện bởi người đại diện có thẩm quyền của Bị đơn”.
Như vậy, những giấy tờ do nhân viên của một doanh nghiệp phát hành về nguyên tắc không có giá trị pháp lý nếu nhân viên này không có quyền đại diện doanh nghiệp và đã bị người có thẩm quyền phản đối. Do đó, doanh nghiệp cần cẩn thận trong khi nhận được thư từ do nhân viên của đối tác tác gửi và không nên tin tưởng vào giá trị pháp lý của những thư từ này, trừ những trường hợp mà chúng ta sẽ thấy trong chủ đề sau. Đồng thời, doanh nghiệp có nhân viên gửi thư từ cho đối tác cũng cần phải kiểm soát thông tin mà nhân viên của mình đã gửi; nếu không đồng ý với thông tin mà nhân viên của mình gửi đối tác, doanh nghiệp cần có phản đối ngay như trong vụ việc nêu trên.