Tình huống trao đổi: Nguyên đơn và Bị đơn đã ký hợp đồng thi công theo đó Bị đơn đã đồng ý giao thầu và Nguyên đơn đã đồng ý nhận thầu thi công các tầng ngầm của một công trình. Khi thực hiện hợp đồng, giám đốc tài chính của Bị đơn đã ký Chứng chỉ thanh toán và Hội đồng Trọng tài xác định Chứng chỉ này có giá trị pháp lý.

Ý kiến: Sau khi hợp đồng được giao kết hợp pháp, các bên chuyển sang giai đoạn thực hiện hợp đồng. Trong giai đoạn này, rất phổ biến thành viên của một bên (có vị trí, như là người quản lý nhưng không là đại diện theo pháp luật) xác lập các chứng từ và câu hỏi đặt ra là các chứng từ này có ràng buộc phía có người lập ra không?
Trong vụ việc trên, các Bên thỏa thuận tại hợp đồng rằng Chủ đầu tư sẽ thanh toán cho Nhà thầu số tiền được chứng nhận trong mỗi chứng chỉ thanh toán tạm trong vòng 28 ngày tính từ ngày phát hành chứng chỉ thanh toán tạm. Bị đơn đã không chấp nhận toàn bộ yêu cầu của Nguyên đơn đòi thanh toán theo các chứng chỉ thanh toán tạm với nhiều lý do trong đó có lý do “Giám đốc tài chính T không có thẩm quyền để ký các yêu cầu thanh toán tạm nhân danh Bị đơn”. Tuy nhiên, theo Hội đồng Trọng tài, “lập luận của Bị đơn cho rằng ông T, Giám đốc tài chính không có quyền nhân danh Bị đơn ký xác nhận các Chứng chỉ thanh toán tạm nói trên và vì thế các Chứng chỉ thanh toán tạm này không có giá trị ràng buộc đối với Bị đơn là không có cơ sở để chấp nhận, bởi lẽ: (i) đại diện có thẩm quyền của Bị đơn đã biết việc ông T ký xác nhận các Chứng chỉ thanh toán tạm nói trên; và (ii) trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng và cho đến trước Phiên họp giải quyết vụ tranh chấp tổ chức vào ngày 22/10/2012, Bị đơn không hề phản đối thẩm quyền của ông T trong việc ký xác nhận các chứng chỉ thanh toán tạm”.
Như vậy, giấy tờ do người của doanh nghiệp xác lập ràng buộc doanh nghiệp cho dù người lập giấy tờ này không phải là người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ở thời điểm lập giấy tờ khi người có thẩm quyền của doanh nghiệp biết giấy tờ này và không phản đối. Hướng giải quyết này có cơ sở pháp lý là Điều 145 và Điều 146 Bộ luật dân sự năm 2005 theo đó “giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ trường hợp người đại diện hoặc người được đại diện đồng ý” và “giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được thực hiện vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp người được đại diện đồng ý hoặc biết mà không phản đối”. Hướng như vừa nêu vẫn còn nguyên giá trị khi áp dụng Bộ luật dân sự năm 2015 vì các quy định trên vẫn được duy trì trong Bộ luật dân sự năm 2015 tại Điều 142 và Điều 143. Khi tiến hành thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp cần biết hướng giải quyết trên để có ứng xử tương thích nhằm bảo vệ tốt nhất lợi ích của mình.