Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chủ động quản lý nghĩa vụ thuế trong quá trình hoạt động

Ngày 11/9/2026, tại phường Hoàng Mai (Nghệ An), Cục Pháp luật dân sự - kinh tế, Bộ Tư pháp giao Trung tâm Hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp nhỏ và vừa phối hợp với Sở Tư pháp tỉnh Nghệ An tổ chức Hội nghị Hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh với chủ đề “Thúc đẩy sản xuất kinh doanh trong bối cảnh tăng trưởng 2 con số tại tỉnh Nghệ An”.

Trao đổi tại Hội nghị, bà Đặng Thành Lê cho biết, trong quá trình bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý việc kiểm tra, quản lý thông tin đăng ký thuế. Ngay sau khi được cấp mã số thuế, người nộp thuế cần chủ động kiểm tra các thông tin được ghi nhận trên hệ thống, bảo đảm đầy đủ, chính xác và phù hợp với hồ sơ pháp lý.

Theo bà Đặng Thành Lê, các thông tin cần kiểm tra gồm tên người nộp thuế, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc thông tin giấy tờ pháp lý, địa chỉ trụ sở, địa chỉ kinh doanh, địa điểm kinh doanh, người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh, số điện thoại, thư điện tử và các thông tin đăng ký thuế khác. Trong đó, mã số thuế, tên, địa chỉ, số điện thoại và thư điện tử là những thông tin cần được đặc biệt lưu ý.

Các thông tin này được cơ quan Thuế sử dụng để gửi thông báo, hướng dẫn, nhắc nhở về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, nghĩa vụ thuế, các khoản nợ thuế và những vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý. Thực tế, có trường hợp doanh nghiệp khi mới thành lập sử dụng số điện thoại hoặc thư điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán nhưng sau khi thay đổi nhân sự hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ lại không cập nhật thông tin. Điều này có thể khiến doanh nghiệp không tiếp nhận kịp thời các thông tin từ cơ quan Thuế.

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động quản lý thông tin liên hệ, bảo đảm có thông tin của chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật, bên cạnh thông tin của kế toán hoặc người phụ trách thuế. Khi phát hiện thông tin không chính xác hoặc có thay đổi, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục điều chỉnh, bổ sung theo quy định.

Chủ động thực hiện nghĩa vụ thuế trong quá trình kinh doanh

Bà Đặng Thành Lê cũng lưu ý doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần quản lý và sử dụng mã số thuế đúng quy định. Mã số thuế được sử dụng trong khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế, thực hiện thủ tục hành chính về thuế, lập, nhận và sử dụng hóa đơn, chứng từ, giao dịch điện tử với cơ quan Thuế và các giao dịch khác theo quy định. Người nộp thuế không sử dụng mã số thuế của người khác hoặc để người khác sử dụng mã số thuế của mình trái quy định.

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh, người nộp thuế cần xác định việc thay đổi có làm thay đổi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp hay không để thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định. Đặc biệt, doanh nghiệp cần tránh tình trạng đã chuyển địa điểm hoạt động thực tế nhưng không cập nhật thông tin đăng ký, dẫn đến cơ quan Thuế không xác định được người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký và phải thực hiện các biện pháp quản lý, xác minh theo quy định.

Trong quá trình hoạt động, người nộp thuế cần chuyển từ tư duy “chờ cơ quan Thuế thông báo” sang chủ động tự quản lý nghĩa vụ thuế của mình. Các thủ tục hành chính về thuế ngày càng được thực hiện trên môi trường điện tử, do đó doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chủ động đăng ký và sử dụng các phương thức giao dịch điện tử theo quy định, đồng thời bảo vệ tài khoản, mật khẩu, chữ ký số và các phương thức xác thực điện tử.

Theo bà Đặng Thành Lê, doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ các hoạt động sản xuất, kinh doanh để xác định chính xác các nghĩa vụ thuế phát sinh. Tùy thuộc vào hoạt động thực tế, doanh nghiệp có thể phát sinh các nghĩa vụ về thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường và các nghĩa vụ tài chính khác.

Đối với thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng chịu thuế, không chịu thuế, không phải kê khai tính thuế, phương pháp tính và thuế suất áp dụng. Đối với thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp cần thực hiện đúng việc khấu trừ, khai và nộp thuế đối với thu nhập của người lao động, đồng thời thực hiện các thủ tục liên quan đến người phụ thuộc theo quy định. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, cần xác định đúng doanh thu, chi phí được trừ, thu nhập chịu thuế và thực hiện khai, nộp, quyết toán theo quy định.

Đối với doanh nghiệp khai thác khoáng sản, ngoài thuế tài nguyên và phí bảo vệ môi trường còn có thể phát sinh các nghĩa vụ tài chính khác như tiền thuê đất, tiền cấp quyền khai thác khoáng sản, thuế sử dụng đất phi nông nghiệp và các khoản phải nộp khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hoạt động thực tế để tránh bỏ sót nghĩa vụ tài chính.

Không có thuế phải nộp không đồng nghĩa với không phải khai thuế

Một nội dung được bà Đặng Thành Lê nhấn mạnh là doanh nghiệp cần phân biệt giữa trường hợp không phát sinh số thuế phải nộp và trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế. Đây là hai vấn đề khác nhau và người nộp thuế cần đối chiếu đúng trường hợp của mình theo quy định hiện hành.

Pháp luật quy định cụ thể các trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế. Do đó, người nộp thuế không nên tự xác định rằng “không có thuế phải nộp thì không cần khai”. Việc không thực hiện hồ sơ khai thuế trong khi doanh nghiệp vẫn đang hoạt động có thể dẫn đến phát sinh vi phạm và trong một số trường hợp có thể khiến cơ quan Thuế phải xác minh tình trạng hoạt động của doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký.

Cùng với đó, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo từng phương thức khai thuế. Thời hạn được xác định tùy trường hợp khai theo từng lần phát sinh, theo tháng, theo quý, theo năm hoặc quyết toán thuế. Doanh nghiệp nên xây dựng lịch theo dõi nghĩa vụ thuế, phân công rõ trách nhiệm cho người phụ trách và hoàn thành hồ sơ trước thời hạn.

Đối với hóa đơn điện tử, bà Đặng Thành Lê lưu ý người bán khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm lập hóa đơn theo quy định, trừ các trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần sử dụng đúng loại hóa đơn, lập đúng thời điểm, ghi đầy đủ, chính xác nội dung và phản ánh đúng giao dịch kinh tế thực tế.


 

Khi hóa đơn có sai sót, người nộp thuế cần xác định đúng nguyên nhân để xử lý theo phương thức phù hợp với quy định hiện hành. Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ hóa đơn đầu vào, đầu ra, không sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Đối với những hành vi vi phạm nghiêm trọng, tùy tính chất, mức độ, người vi phạm có thể bị xử lý theo quy định pháp luật, trường hợp đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm có thể phát sinh trách nhiệm hình sự.

Chủ động rà soát nghĩa vụ khi tạm ngừng, chấm dứt hoạt động

Liên quan đến việc tạm ngừng kinh doanh, chấm dứt hoạt động, bà Đặng Thành Lê khuyến nghị người nộp thuế cần thực hiện đúng thủ tục và chủ động kiểm tra các nghĩa vụ còn tồn tại trước thời điểm tạm ngừng. Việc tạm ngừng hoạt động không đồng nghĩa với việc các nghĩa vụ thuế đã phát sinh trước đó được tự động chấm dứt.

Trong thời gian tạm ngừng, việc khai thuế, sử dụng hóa đơn và thực hiện các nghĩa vụ khác được xác định theo điều kiện áp dụng đối với từng trường hợp. Đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chủ động rà soát và hoàn thành các hồ sơ khai thuế, hồ sơ quyết toán còn thiếu; tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt còn phải nộp; hóa đơn điện tử và dữ liệu liên quan; các khoản nộp thừa, thông báo hoặc quyết định chưa xử lý và các nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính khác theo quy định.

Bà Đặng Thành Lê cũng lưu ý người nộp thuế về các quy định liên quan đến tạm hoãn xuất cảnh do nghĩa vụ thuế. Việc có nợ thuế không đồng nghĩa với việc mọi trường hợp đều tự động bị tạm hoãn xuất cảnh, bởi pháp luật quy định cụ thể về đối tượng, mức nợ, thời gian nợ và các điều kiện áp dụng.

Đối với cá nhân kinh doanh, chủ hộ kinh doanh và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, việc chủ động kiểm tra tình trạng nghĩa vụ thuế trước khi xuất cảnh là cần thiết. Người nộp thuế có thể kiểm tra thông tin về nghĩa vụ, nợ thuế, thông báo và tình trạng liên quan thông qua các kênh giao dịch điện tử của cơ quan Thuế. Trường hợp đã nộp tiền nhưng dữ liệu chưa cập nhật, người nộp thuế cần chủ động cung cấp chứng từ để cơ quan Thuế kiểm tra, đối chiếu và xử lý theo quy định.

Từ những nội dung trao đổi tại Hội nghị, bà Đặng Thành Lê khuyến nghị doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần hình thành thói quen chủ động theo dõi, kiểm tra và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, thay vì chỉ xử lý khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu từ cơ quan quản lý. Việc thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời các nghĩa vụ về thuế không chỉ giúp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn tạo điều kiện để hoạt động sản xuất, kinh doanh được ổn định, liên tục và bền vững.

V.Linh