Giải pháp tháo gỡ vướng mắc và tăng cường hỗ trợ pháp lý về thuế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Hoàn thiện cơ chế quản lý rủi ro theo nguyên tắc đúng rủi ro, đúng đối tượng, đúng mức độ

Một trong những yêu cầu quan trọng trong quá trình hoàn thiện pháp luật về quản lý thuế là tiếp tục xây dựng cơ chế phân tầng rủi ro phù hợp với mức độ và tính chất của từng trường hợp. Việc ứng dụng dữ liệu để nhận diện dấu hiệu bất thường có thể giúp cơ quan thuế sử dụng nguồn lực quản lý hiệu quả hơn, tập trung vào những trường hợp có nguy cơ vi phạm cao. Tuy nhiên, thông tin cảnh báo rủi ro cần được xem là căn cứ để lựa chọn biện pháp quản lý thích hợp, không nên mặc nhiên thay thế cho quá trình xác minh, đánh giá chứng cứ và xác định hành vi vi phạm theo quy định pháp luật.

Trên thực tế, dấu hiệu rủi ro có thể phát sinh từ một nhà cung cấp, một số hóa đơn hoặc một giao dịch cụ thể. Trong những trường hợp này, việc kiểm tra cần tập trung vào nội dung có dấu hiệu bất thường, làm rõ nguyên nhân và đánh giá hồ sơ liên quan. Đối với những phần giao dịch mà doanh nghiệp đã cung cấp đầy đủ tài liệu chứng minh và đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật, cần xem xét trên cơ sở hồ sơ thực tế, tránh để rủi ro của một giao dịch ảnh hưởng không phù hợp đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Cách tiếp cận này không làm giảm yêu cầu quản lý thuế mà hướng tới việc nâng cao tính chính xác trong xác định rủi ro và trách nhiệm của từng chủ thể. Khi phạm vi kiểm tra được xác định rõ, cơ quan quản lý có điều kiện tập trung nguồn lực vào nội dung cần xác minh, còn doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị tài liệu liên quan đến giao dịch có vấn đề. Qua đó, quá trình kiểm tra, giải trình cũng có thể được thực hiện rõ ràng và hiệu quả hơn.

Cùng với việc phân tầng rủi ro, cần xác định cụ thể trách nhiệm của doanh nghiệp trong lựa chọn đối tác và thực hiện giao dịch. Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra thông tin pháp lý cơ bản của đối tác trong phạm vi có thể tiếp cận, lưu giữ hồ sơ giao dịch và chứng minh tính có thật của hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là những yêu cầu cần thiết để bảo đảm tính minh bạch và nâng cao khả năng tuân thủ pháp luật thuế.

Tuy nhiên, trách nhiệm này cần được đặt trong giới hạn hợp lý. Doanh nghiệp không thể bị yêu cầu thực hiện những hoạt động kiểm tra mà pháp luật không trao thẩm quyền hoặc vượt quá khả năng thực tế của mình. Chẳng hạn, doanh nghiệp mua hàng không có điều kiện kiểm tra toàn bộ hoạt động nội bộ, tình hình kê khai thuế hoặc các giao dịch trước đó của nhà cung cấp. Vì vậy, việc đánh giá trách nhiệm cần dựa trên hành vi của chính doanh nghiệp, hồ sơ giao dịch và những thông tin mà doanh nghiệp có khả năng tiếp cận theo quy định.

Xác định rõ ranh giới trách nhiệm là cơ sở để bảo đảm sự công bằng trong quản lý rủi ro thuế. Cơ chế quản lý cần đủ chặt chẽ để phát hiện và xử lý vi phạm, đồng thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình khi giao dịch thực tế đã được thực hiện đầy đủ, có chứng cứ phù hợp.

Phát triển cơ chế cảnh báo sớm và hỗ trợ doanh nghiệp tự khắc phục

Cùng với việc hoàn thiện cơ chế quản lý rủi ro, cần chuyển mạnh từ cách tiếp cận chủ yếu tập trung vào phát hiện và xử lý vi phạm sang mô hình kết hợp giữa cảnh báo, hướng dẫn, hỗ trợ tự khắc phục và kiểm tra khi cần thiết. Đây là hướng đi phù hợp với yêu cầu nâng cao tính chủ động của người nộp thuế, đồng thời phát huy hiệu quả của hệ thống phân tích dữ liệu trong quản lý thuế.

Kết quả thực tế của hệ thống phân tích dữ liệu trong năm 2026 cho thấy cơ chế cảnh báo đã hỗ trợ hàng chục nghìn người nộp thuế chủ động điều chỉnh kê khai, với tổng số thuế điều chỉnh trên 5.000 tỷ đồng. Kết quả này cho thấy việc sử dụng dữ liệu không chỉ phục vụ phát hiện dấu hiệu bất thường mà còn có thể tạo điều kiện để người nộp thuế nhận diện và khắc phục sai sót trước khi vấn đề trở nên phức tạp hơn.

Để phát huy hiệu quả của phương thức này, khi hệ thống phát hiện chỉ báo bất thường, doanh nghiệp cần được tiếp cận thông tin cảnh báo ở mức độ phù hợp, kèm theo hướng dẫn rõ ràng về nội dung cần rà soát và thời hạn thực hiện. Thông tin cảnh báo cần đủ cụ thể để doanh nghiệp hiểu vấn đề đang được đặt ra, xác định được hồ sơ cần kiểm tra và biết cách đối chiếu dữ liệu có liên quan.

Ví dụ, nếu hệ thống phát hiện sự khác biệt giữa doanh thu ghi nhận trên nền tảng bán hàng và doanh thu kê khai thuế, doanh nghiệp có thể được hướng dẫn kiểm tra theo danh mục cụ thể, bao gồm đơn hàng phát sinh trong kỳ, đơn hàng bị hủy, hàng hóa trả lại, khoản giảm giá, chiết khấu, phí nền tảng, hóa đơn điều chỉnh và chứng từ thanh toán. Việc rà soát theo từng nhóm dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân chênh lệch, phân biệt sai sót trong ghi nhận với những trường hợp có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Cách làm này cũng giúp hạn chế tình trạng doanh nghiệp nhận được thông báo có nội dung chung chung nhưng không biết cần bắt đầu từ đâu hoặc phải chuẩn bị những tài liệu nào. Đối với DNNVV có nguồn lực hạn chế, hướng dẫn cụ thể theo từng tình huống có ý nghĩa thiết thực hơn so với việc chỉ yêu cầu kiểm tra, giải trình mà không nêu rõ nội dung cần làm rõ.

Cơ chế cảnh báo sớm cần được thiết kế theo hướng hỗ trợ doanh nghiệp tự rà soát và khắc phục sai sót, nhưng vẫn bảo đảm yêu cầu kiểm tra, xác minh khi có căn cứ cần thiết. Thông tin cảnh báo không đồng nghĩa với kết luận vi phạm; việc xác định nghĩa vụ và trách nhiệm của người nộp thuế vẫn phải dựa trên quy định pháp luật và hồ sơ thực tế. Khi được triển khai phù hợp, mô hình này vừa nâng cao hiệu quả quản lý thuế, vừa tạo điều kiện để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ một cách chủ động, minh bạch hơn.

Nâng cao chất lượng giải đáp và hỗ trợ pháp lý về thuế

Chất lượng giải đáp vướng mắc pháp luật là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tuân thủ của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, khó khăn không chỉ xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa biết quy định mà còn do chưa hiểu rõ điều kiện áp dụng, trình tự thực hiện hoặc cách xử lý đối với tình huống phát sinh trong hoạt động kinh doanh.

Đối với những vấn đề có tính chất pháp lý phức tạp, việc chỉ trích dẫn điều khoản liên quan đôi khi chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp cần được hướng dẫn cụ thể hơn về việc phải thực hiện những công việc gì, chuẩn bị hồ sơ nào, lưu giữ chứng từ ra sao và cần lưu ý những rủi ro nào trong quá trình thực hiện. Nói cách khác, hỗ trợ pháp lý cần giúp doanh nghiệp chuyển từ việc biết quy định sang khả năng áp dụng quy định vào hoạt động thực tế.

Theo hướng này, nội dung trả lời và hướng dẫn nên được xây dựng theo cấu trúc thống nhất, gồm vấn đề pháp lý cần giải quyết; căn cứ pháp lý liên quan; cách hiểu và điều kiện áp dụng; hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị; trình tự, quy trình thực hiện; những tình huống có thể phát sinh; và các điểm cần lưu ý để hạn chế rủi ro. Cấu trúc này giúp thông tin được trình bày rõ ràng, thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng, nhất là đối với những doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế chuyên trách.

Đối với các vấn đề thường xuyên phát sinh trong thực tiễn, cơ quan quản lý có thể xây dựng bộ câu hỏi và trả lời chính thức, tình huống mẫu hoặc sổ tay điện tử để doanh nghiệp chủ động tiếp cận. Nội dung cần được trình bày theo ngôn ngữ dễ hiểu, gắn với các tình huống thực tế như quản lý hóa đơn đầu vào, lập hóa đơn đầu ra, đối soát doanh thu, xử lý hàng trả lại, lưu trữ chứng từ và chuẩn bị hồ sơ giải trình. Việc hệ thống hóa các câu hỏi phổ biến cũng giúp giảm tình trạng doanh nghiệp phải tìm kiếm thông tin rời rạc từ nhiều nguồn khác nhau.

Một vấn đề khác cần được quan tâm là tính ổn định và khả năng dự đoán của việc hướng dẫn áp dụng pháp luật. Trong trường hợp doanh nghiệp đã chủ động hỏi và thực hiện theo hướng dẫn chính thức của cơ quan có thẩm quyền, cần nghiên cứu cơ chế xem xét phù hợp để bảo vệ doanh nghiệp ngay tình nếu sau đó có sự thay đổi trong cách hiểu hoặc cách áp dụng quy định. Việc xem xét cần dựa trên nội dung hướng dẫn, phạm vi thẩm quyền của cơ quan trả lời, tình tiết thực tế và quy định pháp luật có liên quan.

Cơ chế này có ý nghĩa quan trọng trong việc củng cố niềm tin của doanh nghiệp đối với hoạt động hỗ trợ pháp lý. Khi có thể tiếp cận hướng dẫn rõ ràng và ổn định, doanh nghiệp sẽ có cơ sở tốt hơn để đưa ra quyết định, xây dựng quy trình nội bộ và chủ động thực hiện nghĩa vụ thuế. Đồng thời, việc nâng cao chất lượng giải đáp cũng góp phần hạn chế những sai sót xuất phát từ cách hiểu khác nhau về quy định pháp luật.

Xây dựng hệ thống hỗ trợ pháp lý thuế chuyên biệt cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

DNNVV có nhu cầu hỗ trợ pháp lý lớn nhưng khả năng tự xây dựng bộ phận pháp chế chuyên nghiệp còn hạn chế. Nhiều doanh nghiệp phải phân bổ nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trước mắt, trong khi nhân sự phụ trách kế toán và pháp lý thường không nhiều. Việc tự nghiên cứu toàn bộ hệ thống văn bản pháp luật thuế, theo dõi các thay đổi và chuyển hóa quy định thành quy trình thực hiện cụ thể vì thế trở thành thách thức đáng kể.

Trong bối cảnh đó, cần phát huy vai trò của các tổ chức đại diện doanh nghiệp, hiệp hội ngành nghề, đại lý thuế, tổ chức hành nghề luật sư và các tổ chức tư vấn pháp luật trong việc cung cấp thông tin, hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp. Sự tham gia của các tổ chức này giúp mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ hỗ trợ pháp lý, đồng thời tạo điều kiện để nội dung hướng dẫn sát hơn với đặc điểm hoạt động của từng nhóm doanh nghiệp.

Một hướng có thể triển khai là xây dựng mô hình hỗ trợ pháp lý thuế theo nhóm ngành. Theo đó, những vấn đề phổ biến của doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây dựng, logistics, xuất nhập khẩu, dịch vụ và thương mại điện tử được tổng hợp thành các bộ tài liệu riêng. Mỗi bộ tài liệu tập trung vào những giao dịch thường gặp, nghĩa vụ thuế liên quan, loại hồ sơ cần lưu giữ và những rủi ro cần phòng ngừa trong quá trình hoạt động.

Cách tiếp cận theo nhóm ngành có ưu điểm là giúp doanh nghiệp tiếp cận nội dung phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình, thay vì phải tự nghiên cứu một khối lượng lớn văn bản pháp luật có phạm vi điều chỉnh khác nhau. Chẳng hạn, doanh nghiệp thương mại có thể cần hướng dẫn tập trung vào hóa đơn đầu vào, chứng từ giao nhận và quản lý hàng tồn kho; doanh nghiệp logistics cần quan tâm đến hợp đồng dịch vụ, chứng từ vận chuyển và hồ sơ nghiệm thu; còn doanh nghiệp kinh doanh trên nền tảng số cần chú trọng đối soát đơn hàng, doanh thu, phí nền tảng và các khoản hoàn trả.

Bên cạnh tài liệu theo ngành, cần xây dựng Sổ tay quản trị rủi ro thuế dành cho DNNVV dưới dạng điện tử. Sổ tay nên tập trung vào những công việc doanh nghiệp cần thực hiện trong thực tế, như kiểm tra thông tin đối tác, quản lý hóa đơn đầu vào, lập hóa đơn đầu ra, lưu trữ chứng từ, quản lý giao dịch ngân hàng, đối soát doanh thu từ thương mại điện tử, xử lý hóa đơn có sai sót và chuẩn bị hồ sơ giải trình khi được yêu cầu.

Nội dung sổ tay cần được trình bày theo hướng hướng dẫn hành động, làm rõ doanh nghiệp phải làm gì, cần kiểm tra những thông tin nào, hồ sơ nào cần được lưu giữ và những điểm nào dễ phát sinh rủi ro. Thay vì chỉ liệt kê quy định pháp luật, tài liệu nên kết hợp các bước thực hiện, danh mục kiểm tra và tình huống minh họa để doanh nghiệp có thể sử dụng trực tiếp trong quá trình quản trị.

Để bảo đảm hiệu quả, tài liệu hỗ trợ cần được cập nhật khi quy định pháp luật thay đổi, đồng thời có cơ chế tiếp nhận phản hồi từ doanh nghiệp và các tổ chức tư vấn. Việc này giúp nội dung hướng dẫn tiếp tục bám sát những vướng mắc thực tế, hạn chế tình trạng tài liệu nhanh chóng lạc hậu hoặc chưa giải quyết được vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp.

Tăng cường kết nối dữ liệu, bảo đảm tính minh bạch và khả năng giải trình

Kết nối dữ liệu giữa cơ quan thuế với các cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng, nền tảng thương mại điện tử và những hệ thống có liên quan đang trở thành xu hướng quan trọng trong quản lý thuế. Việc khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn giúp cơ quan quản lý có thêm cơ sở để đối chiếu thông tin, nhận diện dấu hiệu bất thường và nâng cao hiệu quả phân loại rủi ro.

Tuy nhiên, khi dữ liệu ngày càng được sử dụng để đánh giá mức độ rủi ro của người nộp thuế, vấn đề minh bạch và khả năng giải trình cũng cần được quan tâm tương xứng. Doanh nghiệp cần có khả năng tiếp cận ở mức độ phù hợp những cảnh báo hoặc chỉ báo rủi ro liên quan trực tiếp đến mình, qua đó xác định được nội dung cần rà soát và chuẩn bị tài liệu phản hồi.

Việc cung cấp thông tin không có nghĩa là phải công khai toàn bộ thuật toán, phương thức phân tích hoặc dữ liệu nhạy cảm của cơ quan quản lý. Yêu cầu đặt ra là doanh nghiệp cần được thông tin đủ để hiểu vấn đề cơ bản đang cần làm rõ, biết nhóm dữ liệu nào có sự khác biệt và có cơ hội cung cấp chứng cứ liên quan. Đây là điều kiện cần thiết để việc sử dụng dữ liệu trong quản lý thuế vừa đạt hiệu quả, vừa tạo điều kiện cho người nộp thuế thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.

Chẳng hạn, khi hệ thống phát hiện chênh lệch giữa dữ liệu doanh thu từ nền tảng thương mại điện tử và số liệu kê khai thuế, doanh nghiệp cần có thông tin phù hợp để đối chiếu đơn hàng, hàng trả lại, phí nền tảng, chiết khấu và chứng từ thanh toán. Nếu chỉ nhận được một cảnh báo chung mà không xác định được nội dung cần rà soát, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tìm nguyên nhân và giải thích sự khác biệt.

Do đó, cần nghiên cứu cơ chế để cảnh báo rủi ro đi kèm thông tin hướng dẫn và khả năng phản hồi phù hợp. Quá trình đánh giá cần tạo điều kiện để doanh nghiệp cung cấp tài liệu chứng minh, làm rõ những khác biệt về dữ liệu và giải thích các tình tiết liên quan đến giao dịch. Thông tin từ hệ thống phân tích có thể là căn cứ quan trọng để nhận diện rủi ro, nhưng quyết định pháp lý ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của doanh nghiệp vẫn cần dựa trên quy định pháp luật, chứng cứ và quá trình xác minh phù hợp.

Cách tiếp cận này giúp tăng tính minh bạch của hoạt động quản lý thuế, đồng thời nâng cao chất lượng dữ liệu được sử dụng trong quá trình đánh giá. Khi doanh nghiệp có cơ hội phản hồi và cung cấp tài liệu, cơ quan quản lý cũng có thêm thông tin để phân biệt giữa sai lệch kỹ thuật, khác biệt trong cách ghi nhận dữ liệu và những trường hợp có dấu hiệu vi phạm cần tiếp tục xác minh.

Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống quản trị tuân thủ thuế

Bên cạnh trách nhiệm của Nhà nước và các tổ chức hỗ trợ pháp lý, bản thân doanh nghiệp cần chủ động thay đổi cách tiếp cận đối với công tác thuế. Thuế không nên chỉ được xem là công việc riêng của bộ phận kế toán hoặc nhiệm vụ chỉ phát sinh khi đến kỳ kê khai, nộp thuế. Thay vào đó, quản trị thuế cần được xác định là một bộ phận trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, gắn với quá trình ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch, quản lý dòng tiền và lưu trữ dữ liệu.

Trước hết, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm tra đối tác trước và trong quá trình giao dịch. Nội dung kiểm tra tập trung vào thông tin pháp lý cơ bản, tình trạng hoạt động và thông tin hóa đơn của đối tác trong phạm vi pháp luật cho phép. Quy trình này cần phù hợp với quy mô và tính chất giao dịch, tránh việc kiểm tra mang tính hình thức hoặc đặt ra những yêu cầu vượt quá khả năng thực tế của doanh nghiệp.

Thứ hai, cần xây dựng bộ hồ sơ giao dịch tiêu chuẩn để bảo đảm mỗi giao dịch có đầy đủ tài liệu phù hợp với bản chất hoạt động. Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu và những tài liệu liên quan khác. Việc xác định rõ hồ sơ cần có ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng đến khi phát sinh yêu cầu giải trình mới tìm kiếm hoặc bổ sung chứng từ.

Thứ ba, doanh nghiệp cần thực hiện đối soát định kỳ giữa dữ liệu bán hàng, dữ liệu ngân hàng, sổ sách kế toán và hóa đơn điện tử. Việc đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện sớm những chênh lệch về doanh thu, khoản thanh toán, hàng trả lại hoặc hóa đơn điều chỉnh. Khi sai lệch được phát hiện kịp thời, doanh nghiệp có thể kiểm tra nguyên nhân và xử lý theo quy định, thay vì để tồn tại kéo dài qua nhiều kỳ kê khai.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh đa kênh, việc quản lý dữ liệu tập trung có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Mỗi giao dịch cần có khả năng truy xuất từ doanh thu đến đơn hàng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan. Dữ liệu giữa các kênh bán hàng cần được đối chiếu để bảo đảm doanh nghiệp có thể xác định nguồn gốc của số liệu, giải thích những khoản chênh lệch và kiểm soát tính đầy đủ của thông tin được sử dụng khi kê khai thuế.

Khi xây dựng được dấu vết dữ liệu đầy đủ cho từng giao dịch, doanh nghiệp không chỉ thuận lợi hơn trong việc giải trình với cơ quan thuế mà còn nâng cao khả năng kiểm soát tài chính và hoạt động kinh doanh. Hồ sơ được tổ chức khoa học giúp giảm thời gian tìm kiếm tài liệu, hạn chế phụ thuộc vào từng cá nhân và hỗ trợ việc bàn giao công việc khi có thay đổi nhân sự.

Việc xây dựng hệ thống quản trị tuân thủ không nhất thiết phải bắt đầu bằng những giải pháp công nghệ có chi phí cao. DNNVV có thể triển khai từng bước thông qua việc chuẩn hóa biểu mẫu, phân công trách nhiệm lưu trữ, xây dựng danh mục hồ sơ theo từng loại giao dịch và thiết lập lịch đối soát định kỳ. Khi quy mô hoạt động tăng lên, doanh nghiệp có thể tiếp tục nâng cấp phần mềm và tích hợp dữ liệu để đáp ứng nhu cầu quản lý.

Nhìn chung, tháo gỡ vướng mắc pháp luật thuế cho DNNVV cần có sự phối hợp giữa hoàn thiện cơ chế quản lý, nâng cao chất lượng hỗ trợ pháp lý và chủ động cải thiện năng lực tuân thủ của doanh nghiệp. Quản lý rủi ro cần bảo đảm đúng đối tượng và mức độ; cảnh báo dữ liệu cần đi kèm hướng dẫn cụ thể; hoạt động giải đáp pháp luật cần giúp doanh nghiệp hiểu và thực hiện được quy định; còn hệ thống hỗ trợ cần được thiết kế phù hợp với điều kiện của từng nhóm ngành và quy mô kinh doanh.

Khi các giải pháp này được triển khai đồng bộ, doanh nghiệp sẽ có thêm điều kiện để nhận diện sớm rủi ro, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chủ động. Đây cũng là cơ sở để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, bảo đảm tính minh bạch trong thực thi pháp luật và tạo môi trường thuận lợi hơn cho DNNVV duy trì hoạt động, phát triển ổn định và bền vững.

T.Tâm