Minh bạch sổ kế toán - Phòng ngừa rủi ro thuế cho doanh nghiệp

Theo Cục Thuế (Bộ Tài chính), lập và vận hành đồng thời từ hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên trong cùng một kỳ kế toán được hiểu là hành vi sử dụng "hai sổ kế toán". Theo quy định pháp luật, đây là hành vi bị nghiêm cấm vì gây thất thu ngân sách nhà nước, làm méo mó môi trường cạnh tranh và tạo sự bất bình đẳng trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn được phép lập sổ quản trị nội bộ nếu đáp ứng đầy đủ 2 điều kiện. Thứ nhất, không làm sai lệch nghĩa vụ thuế. Thứ hai, không tồn tại song song một hệ thống số liệu tài chính khác với số liệu đã kê khai thuế. Vì vậy, điều pháp luật nghiêm cấm không phải là việc doanh nghiệp có thêm báo cáo phục vụ quản trị, phân tích hoặc dự báo, mà là việc tồn tại hai hệ thống số liệu tài chính khác nhau nhằm mục đích trốn thuế.
Để phân biệt giữa sổ quản trị hợp pháp và hành vi lập hai sổ, doanh nghiệp cần xem xét mục đích sử dụng cũng như tính thống nhất của dữ liệu. Với trường hợp hợp pháp, số liệu kế toán tài chính chỉ có một hệ thống duy nhất và thống nhất với hồ sơ khai thuế; các báo cáo nội bộ chỉ phục vụ công tác điều hành.

Cùng với quá trình chuyển đổi số, phương thức quản lý thuế đang chuyển mạnh từ kiểm tra thủ công sang quản lý trên cơ sở dữ liệu điện tử và phân tích rủi ro. Cơ quan thuế hiện có khả năng đối chiếu đồng thời nhiều nguồn dữ liệu như hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, báo cáo tài chính, dữ liệu thanh toán qua ngân hàng, dữ liệu thương mại điện tử và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Những chênh lệch bất thường giữa doanh thu thực tế, hóa đơn điện tử, dòng tiền thanh toán hoặc báo cáo tài chính đều có thể trở thành dấu hiệu để cơ quan quản lý thực hiện phân tích, kiểm tra hoặc thanh tra thuế.
Một số dấu hiệu thường được cơ quan quản lý quan tâm gồm: doanh thu thực tế không tương ứng với hóa đơn đã phát hành; thu tiền nhưng không lập hóa đơn; số liệu báo cáo tài chính sử dụng trong quan hệ tín dụng khác biệt đáng kể so với số liệu kê khai thuế; hoặc tồn tại các giao dịch tiền mặt có giá trị lớn nhưng không được phản ánh đầy đủ trên hệ thống kế toán.
Việc sử dụng nhiều phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản trị doanh nghiệp không mặc nhiên bị coi là vi phạm. Tuy nhiên, nếu các phần mềm này được sử dụng để tạo lập các hệ thống dữ liệu tài chính khác nhau nhằm che giấu doanh thu hoặc làm sai lệch nghĩa vụ thuế thì có thể bị xem xét là hành vi vi phạm pháp luật.

Khi bị phát hiện trốn thuế, người vi phạm trước hết phải nộp đầy đủ số thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước. Đồng thời, tiền chậm nộp được tính bằng 0,03% mỗi ngày trên số tiền thuế chậm nộp theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 59 Luật Quản lý thuế năm 2019 và điểm a khoản 2 Điều 16 Luật Quản lý thuế năm 2025. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi trốn thuế có thể bị phạt hành chính từ một đến ba lần số tiền thuế trốn, tùy mức độ vi phạm và các tình tiết liên quan.
Không phải mọi trường hợp vi phạm thuế đều bị xử lý hình sự. Tuy nhiên, nếu số tiền trốn thuế đạt ngưỡng luật định hoặc người vi phạm từng bị xử phạt, kết án về hành vi này nhưng chưa được xóa án tích mà tiếp tục vi phạm, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự.
Không chỉ phát sinh trách nhiệm pháp lý, việc thiếu minh bạch trong kế toán còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp cận vốn tín dụng, khả năng tham gia đấu thầu, thu hút nhà đầu tư cũng như uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Để hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật về thuế, doanh nghiệp cần chủ động nâng cao năng lực tuân thủ ngay từ khâu tổ chức công tác kế toán, quản lý hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế. Việc xây dựng hệ thống quản trị tài chính minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp phòng ngừa các hành vi vi phạm mà còn tạo nền tảng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định và bền vững.
Trước hết, doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ, trung thực mọi giao dịch phát sinh trên một hệ thống sổ kế toán thống nhất; thực hiện xuất hóa đơn đúng giá trị giao dịch thực tế và ghi nhận đầy đủ doanh thu theo quy định của pháp luật. Đồng thời, cần hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, ưu tiên các giao dịch qua ngân hàng nhằm tăng tính minh bạch và bảo đảm khả năng đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
Bên cạnh đó, việc thường xuyên rà soát và đối chiếu dữ liệu giữa sổ kế toán, hóa đơn điện tử, dòng tiền, hồ sơ khai thuế và báo cáo tài chính trước khi quyết toán là yêu cầu quan trọng để kịp thời phát hiện, xử lý sai sót. Doanh nghiệp cũng cần lưu giữ đầy đủ chứng từ, tài liệu kế toán theo đúng quy định để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi phát sinh.
Khi phát hiện sai sót trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện kê khai bổ sung và phối hợp với cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý kịp thời, qua đó giảm thiểu nguy cơ phát sinh các rủi ro pháp lý hoặc bị xử lý vi phạm.
Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán hoặc dịch vụ kế toán, cần lựa chọn các giải pháp đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật, tuyệt đối không sử dụng hoặc yêu cầu cung cấp các chức năng tạo lập nhiều hệ thống sổ kế toán hoặc xác nhận số liệu không đúng thực tế.
Trong trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc khi thực hiện nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn, giải đáp và hỗ trợ kịp thời, bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định của pháp luật.