Quy định mới về đăng ký doanh nghiệp

Nghị định bổ sung quy định về trách nhiệm của chủ sở hữu, cổ đông và thành viên công ty khi góp vốn thành lập doanh nghiệp. Theo đó, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp vẫn tự kê khai hồ sơ đăng ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của toàn bộ thông tin trong hồ sơ cũng như các báo cáo liên quan.
Đồng thời, chủ sở hữu, cổ đông và thành viên công ty phải thực hiện đúng quy định của Luật Doanh nghiệp về tài sản góp vốn, không được đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp. Quy định này nhằm tăng tính minh bạch trong hoạt động thành lập doanh nghiệp và hạn chế tình trạng góp vốn, sở hữu “hộ” hoặc che giấu chủ thể thực sự đứng sau doanh nghiệp.

Nghị định cũng tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính theo hướng cơ quan nhà nước chủ động khai thác dữ liệu đã có thay vì yêu cầu doanh nghiệp nộp lại.
Theo quy định mới, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã được kết nối để phục vụ giải quyết thủ tục. Do đó, doanh nghiệp không phải nộp lại bản sao nhiều loại giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có, như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, các văn bản chấp thuận của cơ quan đầu tư, giấy phép thành lập và hoạt động hoặc một số quyết định của Tòa án theo quy định.
Trường hợp hệ thống chưa khai thác được dữ liệu hoặc thông tin thu được chưa đầy đủ, chưa chính xác, cơ quan đăng ký kinh doanh mới yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ theo quy định. Đồng thời, doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu liên quan để bảo đảm tính chính xác.
Việc sử dụng dữ liệu thay thế thành phần hồ sơ sẽ được thực hiện theo lộ trình kết nối, chia sẻ dữ liệu và thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định mới, người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thực hiện toàn bộ quy trình đăng ký trực tuyến.
Quy trình được phân thành hai trường hợp:
Trường hợp người nộp hồ sơ đồng thời là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, người này sẽ kê khai thông tin trực tiếp trên hệ thống.
Đối với các giấy đề nghị hoặc thông báo mà nội dung đã được kê khai trực tuyến và chỉ yêu cầu một người ký, người nộp hồ sơ không phải ký số, ký trực tiếp hay tải các biểu mẫu này lên hệ thống.
Đối với những tài liệu khác trong thành phần hồ sơ hoặc các văn bản cần nhiều người cùng ký, người nộp hồ sơ vẫn phải bảo đảm tài liệu đã được ký theo đúng quy định, chuyển sang dạng văn bản điện tử và tải lên hệ thống.
Sau khi hoàn thành hồ sơ, người nộp thực hiện thanh toán phí, lệ phí (nếu có), xác thực điện tử và gửi hồ sơ. Hệ thống sẽ cấp giấy tiếp nhận hồ sơ cùng giấy hẹn trả kết quả điện tử.
Trường hợp người nộp hồ sơ là người được doanh nghiệp hoặc người thành lập doanh nghiệp ủy quyền, người này thực hiện kê khai thông tin, tải đầy đủ hồ sơ điện tử theo quy định và bảo đảm các tài liệu đã được ký hợp lệ.
Sau khi hoàn tất việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và xác thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh để xử lý. Người nộp hồ sơ cũng nhận được giấy tiếp nhận và giấy hẹn trả kết quả dưới dạng điện tử.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sẽ tự động chuyển các thông tin đăng ký sang hệ thống đăng ký thuế để cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế phối hợp xử lý. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và trả kết quả trực tuyến. Người nộp hồ sơ chỉ cần đăng nhập hệ thống để theo dõi quá trình xử lý và nhận thông báo về kết quả giải quyết.
Trong trường hợp chưa có nhu cầu tiếp tục thực hiện thủ tục, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp cũng có thể dừng quá trình đăng ký trực tuyến theo quy định của Nghị định.
➡️Những sửa đổi tại Nghị định số 296/2026/NĐ-CP cho thấy định hướng tiếp tục chuyển đổi số trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp. Việc khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cắt giảm giấy tờ phải nộp và tối ưu quy trình đăng ký trực tuyến sẽ góp phần giảm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục cho doanh nghiệp.
Nghị định có hiệu lực từ ngày 23/7/2026. Doanh nghiệp và người chuẩn bị thành lập doanh nghiệp nên cập nhật các quy định mới để thực hiện thủ tục đăng ký đúng quy định, đồng thời tận dụng những thuận lợi mà quy trình số hóa mang lại.